Introdução

Após conhecer sobre as fases de Projeto e Modelagem no Ciclo BPM chegamos à etapa de Simulação de Processos. Embora seja um momento de grande importância para a implantação do BPM nas organizações, muitas empresas podem acabar evitando simular seus processos por julgarem ser difícil (ou custoso) realizar tal ação. No entanto, executar o processo antes que ele seja, de fato, real, proporciona grandes vantagens ao modo de utilização dos principais recursos da empresa – inclusive os financeiros! Diante disto, você concorda que existe muito a ser esclarecido sobre a definição, aplicação e usabilidade da simulação de processos? Este artigo responde de forma introdutória à estas e outras questões relacionadas ao tema.

O que é Simulação de Processos de Negócio?

O BPM CBOK (ABPMP, 2013) define simulação como “a expressão ou representação do comportamento ou das características de um sistema através do uso de outro sistema”, e isto, nada mais é do que: transpor o processo primeiramente a um modelo que o represente (de forma gráfica, lógica e/ou matemática) em uma linguagem que possa ser executada através de sistemas computacionais. A partir deste movimento, será possível “funcionar” o processo de forma experimental, via software, podendo analisar seu comportamento seguindo três cenários:

• A performance planejada;
• A performance realizada;
• A performance refinada/melhorada.

Comparar este tipo de informação gera mais poder à tomada de decisões, que passará a avaliar o impacto – geralmente feito por cálculos estatísticos, que cada atividade realizada provoca no desempenho do processo quanto aos parâmetros de tempo de execução, custo, capacidade, mão de obra, satisfação de clientes e outros requisitos de qualidade. Tudo isto antes da implantação do processo TO-BE ou até mesmo para investigar melhor o processo AS-IS.

Por que é importante fazer simulação de processos?

Bridgeland (2009) comenta que a simulação de processos de negócio é usada para revelar os custos e tempos de um processo de negócio, seja ele existente ou recém-projetado. Estes custos e tempos não são uma exclusividade do funcionamento de máquinas, computadores e softwares. Na verdade, na maioria das simulações de processos, os recursos representam pessoas. Além disso, de forma geral, as pessoas representam uma fatia considerável no orçamento da empresa, que permite expressar: os modelos de processos de negócios são orientados para as pessoas. E, portanto, a importância de simular processos está em testar modelos para que o modo e a execução do trabalho das pessoas seja programado visando sua versão de melhor desempenho. Esta versão contará com o suporte tecnológico de máquinas, computadores e softwares, seguindo uma análise prévia da inclusão destes elementos, antes da aquisição.

Dentro do rigor da simulação de processos, podemos classificar (inicialmente) tanto os processos quanto as simulações em dois grupos:

• Discretos: processos discretos são aqueles em que as mudanças de estado/atividades ocorrem de forma mais rastreável, pois tendem a permanecer mais tempo entre um determinado estado e outro (ou seja, é mais fácil de visualizar o avanço da transformação). Logo, a simulação discreta considera que as variáveis serão estacionárias ao longo do tempo, sendo modificadas apenas de acordo com a ocorrência ou acionamento/disparo de algum evento no processo; e
• Contínuos: de maneira análoga, os processos contínuos não possuem esta rastreabilidade, caminhando de forma veloz entre a mudança de seus estados, deixando a visualização das transições mais difíceis e, portanto, complexas de se controlar. A simulação destes processos considera que, ao longo do tempo, as variáveis mudarão frequentemente.

E o que isso tem a ver com o seu negócio? Previsibilidade! Sim, pois em sua organização poderão existir processos discretos, contínuos ou os dois! A simulação contribui para ambos, prevendo comportamentos e gerando informações relevantes à gestão de mudanças (HOVE et al., 2014). Diante da necessidade da criação de estratégias que proporcionem melhorias, antes que a empresa analise um investimento somente pela ótica da viabilidade financeira, é mais prudente (e econômico) realizar também testes que considerem a operação, seguindo hipóteses e métricas da simulação que vão desde a mitigação de custos e desperdícios até a expansão, caso seja identificada uma subutilização dos processos e recursos.

É crucial para a simulação de processos que a etapa de modelagem seja feita de forma satisfatória e condizente com a forma que se executam as atividades – modelo AS-IS e não SHOULD BE. Muito embora o modelo seja uma representação que não alcança a realidade em sua totalidade (e por isso são modelos!), ele é o input principal para o processo de simulação. E, naturalmente, se existe falha na entrada, é inevitável que exista falha na saída, independente da qualidade e confiabilidade da lógica ou ferramenta utilizada para simular.

Assegurando esta premissa, a simulação irá oferecer um processo TO-BE com dados sintéticos da execução (modelo ótimo planejado), que deverão ser confrontados com os dados reais gerados pelo AS-IS. O comparativo dos dados vai investigar onde as versões mais se diferem em termos de eficiência, eficácia e possíveis falhas esperadas, gerando o escopo da mudança e ciclo de melhoria, agora baseado em hipóteses estatísticas e não somente de forma puramente intuitiva (MEHDOUANI et al., 2019).

Métricas comuns para medição da performance dos processos

É comum que os processos sejam avaliados desde a sua entrega de eficiência até sua resultante de eficácia. Em outras palavras, existem métricas genéricas que analisam um processo tanto de acordo com suas atividades, quanto em relação ao conjunto delas. Ou seja:

• Métricas de eficiência: tempo de execução das atividades, tempo entre atividades, custo das atividades e quantidade de pessoas por atividade;
• Métricas de eficácia: tempo total do processo, custo total do processo, quantidade de recursos por processos e nível de satisfação da entrega.

Vale lembrar que estas métricas são genéricas e que elas irão variar de empresa para empresa. Existem outras métricas como agilidade, responsividade e gestão de ativos que podem ser consideradas igualmente importantes a depender do que se queira e seja necessário medir, respeitando os limites dos processos e da capacidade que ele tem de gerar dados coletáveis e outras informações determinantes para justificar a implementação de mudanças e melhorias na organização.

Ferramentas para simulação de processos de negócios

As ferramentas e softwares para simulação de processos são inúmeros e a escolha depende primordialmente da lógica matemática e características que os dados dos processos fornecem, também de acordo com o nível de maturidade e de tecnologia que a empresa se encontra (SARAEIAN et al., 2018). Assim, os modelos podem ser executados desde a utilização de ferramentas mais básicas como Excel, até as mais robustas como R Software, Bonita BPM, ARENA, ARIS, Oracle BPM e etc.

Conclusão

Neste artigo falamos um pouco sobre o universo da Simulação de Processos, etapa entre a modelagem e execução, que funciona como âncora destas duas componentes do Ciclo BPM. O conteúdo acerca do assunto é vasto, mas muito interessante e principalmente influente para uma tomada de decisão mais equilibrada ante as incertezas e intempéries das mudanças nos processos. Contudo, vale ainda acrescentar que simular não pode ser entendido como cravar um destino para a performance dos seus processos, mas acompanha-los de forma factual e assertiva, e, consequentemente, mais racional. Espero que você possa levar esta prática para sua empresa e depois comentar sobre sua experiência!

Referências Bibliográficas

ABPMP. (2013), “BPM CBOK”, Journal of Chemical Information and Modeling, Vol. 53 No. 9, pp. 1689–1699.

BRIDGELAND, D.M.; ZAHAVI, R. (2009), “Business Simulation”, Business Modeling, pp. 291–343.

HOVE, M.; FONSECA, M.; VON ROSING, M.; VON SCHEEL, J.; MUHITA, D.H. (2019,. BPM Change Management, The Complete Business Process Handbook: Body of Knowledge from Process Modeling to BPM, Vol. 1, Elsevier, DOI: https://doi.org/10.1016/B978-0-12-799959-3.00028-8.

MEHDOUANI, K.; MISSAOUI, N.; GHANNOUCHI, S.A. (2019),“An approach for Business Process Improvement Based on Simulation Technique”, Procedia Computer Science, Elsevier B.V., Vol. 164, pp. 225–232.

SARAEIAN, S.; SHIRAZI, B.; MOTAMENI, H. (2018), “Towards an extended BPMS prototype: Open challenges of BPM to flexible and robust orchestrate of uncertain processes”, Computer Standards and Interfaces, Elsevier B.V., Vol. 57, pp. 1–19.