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Introdução
Muita gente tem dúvida em relação ao que é a modelagem de processos de negócio AS-IS e como ela se diferencia da modelagem TO-BE. Há ainda algumas pessoas que falam sobre modelagem SHOULD BE. Você sabe quando deve utilizar cada uma? Hoje vamos falar um pouquinho sobre cada uma dessas diferentes modelagens e quando elas se encaixam no Ciclo BPM.
O que é a modelagem dos processos AS-IS?
O AS-IS é a situação atual dos processos, ou seja, como os processos funcionam hoje. Sem realizar nenhuma análise crítica e sem discutir se o processo está bom ou ruim. No momento de fazer a modelagem AS-IS dos processos estamos mapeando os processos como eles estão acontecendo na prática dentro do dia a dia da empresa. É como se estivéssemos tirando uma fotografia do momento atual dos processos da empresa. Nesse momento não vamos discutir a forma como está sendo feito, iremos apenas entender como está sendo feito.
Lembra do nosso Ciclo de BPM ? No ciclo BPM o AS-IS é a etapa de modelagem, uma das primeiras etapas que fazemos em um projeto de BPM. Essa também é uma das etapas mais comuns nos projetos de BPM.
Por que modelar o AS-IS?
A modelagem AS-IS ajuda a entender como a empresa funciona, permitindo posteriormente pensar nas melhorias necessárias. Portanto, a modelagem AS-IS nos permite compreender como a empresa opera atualmente, facilitando a identificação do que está funcionando bem e deve ser mantido, assim como do que precisa ser aperfeiçoado.
Não é necessário esperar que um processo esteja maduro ou pronto para ser modelado. É possível modelar um processo a qualquer momento.
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Modelagem da situação atual (AS-IS) de um processo usando a notação BPMN.
Saiba maisO que é o TO-BE?
O TO-BE representa o processo futuro, ou seja, aprimora o processo, aquele que a empresa deseja seguir. Nele, implementamos as melhorias. O TO-BE redesenha o processo para que ele incorpore as características propostas de acordo com os objetivos da empresa.
No ciclo BPM, a fase de melhoria TO-BE se aproxima do final do ciclo. Mas há duas fases que realizam a modelagem no ciclo BPM? Sim! Primeiro, desenhamos o AS-IS e, em seguida, usamos esse modelo para fazer as mudanças desejadas.
Uma dica para a fase de modelagem do TO-BE é destacar as mudanças que foram feitas em relação ao AS-IS que já existia. Dessa forma quando vamos mostrar a modelagem TO-BE para o cliente ele vai visualizar os pontos de alteração mais facilmente.
Quando o processo TO-BE, já com as melhorias propostas for institucionalizado, ou seja, quando as pessoas estiverem seguindo esse novo processo, ele passa a ser o AS-IS. Este novo processo AS-IS também pode ser aperfeiçoado futuramente para que haja um novo TO-BE. Dá para perceber como é um ciclo contínuo de melhoria de processos e como o processo AS-IS se transforma no TO-BE (e vice-versa)?
O que é o SHOULD BE?
O SHOULD BE é muito comentado entre os analistas de processos. O que acontece é que muitas vezes quando chegamos para modelar os processos AS-IS na empresa, os gestores ou participantes do processo têm uma ideia de como o processo deveria ser, de como acham que o processo acontece e de como gostariam que os colaboradores realizassem as tarefas.
Entretanto, muitas vezes, durante as entrevistas de levantamento de processos com os executores, percebe-se que o processo não é executado da forma que o gestor imagina. Esse processo SHOULD BE, que os gestores acreditavam ser o AS-IS, é chamado de processo ideal, processo imaginado. Mas ele é um processo que não existe. Ele não é o processo AS-IS porque não é assim que as pessoas estão trabalhando e ele também não é o TO-BE porque ainda não foram feitas as melhorias necessárias.
O SHOULD BE é um processo que não se modela. Aliás, modelar o SHOULD BE é um dos 10 erros mais comuns de modelagem de processos. Ou vamos modelar o processo AS-IS, ou seja, o processo como acontece hoje, ou vamos modelar o processo TO-BE, que é o processo que será implementado ou institucionalizado na empresa e no qual a empresa vai investir em gestão da mudança.
O processo SHOULD BE confunde muita gente porque as pessoas gostariam que fosse dessa forma ou porque não estão próximas o suficiente dos executores do processo para conhecer como ele é executado no dia a dia.
Conclusão
Depois de entendermos as diferenças entre o AS-IS e o TO-BE, também não podemos deixar de mencionar o que eles têm em comum: ambos modelam os processos seguindo as mesmas regras e padrões de modelagem de processos. Em geral, ambos os modelos de processos são criados utilizando a mesma notação de modelagem escolhida (seja BPMN, EPC ou alguma outra) e a mesma ferramenta de modelagem.
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