Planejamento de Projeto de BPM

Introdução

Você se lembra do ciclo BPM? Ele tem seis etapas e se inicia na fase de projeto, que contempla algumas atividades muito importantes e uma dessas partes é o planejamento de um projeto de BPM.

Planejamento de projeto de BPM

Quando falamos de um planejamento de projeto sempre temos que pensar nas quatro dimensões: escopo, prazo, custo e qualidade. Em um projeto de BPM não é diferente, também temos que nos preocupar com essas quatros dimensões: devemos elucidar qual é o escopo do projeto, ou seja, o que tenho que fazer para atender o meu cliente; o prazo, ou seja, quanto tempo vou levar do início ao fim do projeto; o custo que deve indicar quanto será cobrado para realizar esse projeto; e a qualidade, ou seja, quais são as expectativas de qualidade para a realização desse projeto. Essas dimensões são iguais para todos os projetos, porém para os projetos de BPM além de levar em consideração esses aspectos temos que nos preocupar com alguns outros.

Método, meta-modelo, notação e ferramenta

Em relação ao escopo, quando falamos de um projeto de BPM temos que definir qual método, meta-modelo, notação e ferramenta de modelagem de processos serão utilizados no projeto.

O método está relacionado a qual abordagem será utilizada no projeto de BPM em questão. Em alguns casos pode-se utilizar um método que é uma referência da literatura ou uma referência do mercado, mas algumas empresas podem ter seus próprios métodos. E por que isso interfere no escopo? Isso acontece porque o método vai dizer quais etapas serão percorridas e isso influencia no planejamento, cronograma de projeto, prazo e consequentemente tem influência também no custo do projeto.

O segundo item é o meta-modelo, que na prática significa quais diagramas e informações serão levantados e modelados no meu processo. A escolha dos diagramas pode ser entendida através de uma analogia com um cardápio de processos – vários diagramas podem ser criados durante a modelagem de processos. Por exemplo, podemos criar: diagrama de objetivos, organograma, cadeia de valor, diagrama de localização, glossário, fluxo do processo ou detalhamento das atividades. Mas tudo isso está incluído no meu escopo? Devemos levar em consideração que quanto mais diagramas forem acrescentados no escopo mais completa a modelagem fica, porém leva mais tempo e custa mais caro. Em um restaurante, quando consultamos o cardápio, também podemos escolher entre pedir somente uma saladinha, pedir um prato completo ou apreciar todo o menu degustação. Tudo depende do tamanho da sua fome e do seu poder aquisitivo!

Método, meta-modelo, notação e ferramenta

Em relação aos elementos que serão adotados na modelagem de processos: o foco será somente nos atores, atividades e artefatos envolvidos no processo? Ou também serão incluídos outros elementos como, por exemplo, indicadores, riscos, regras de negócio e requisitos? Quanto mais elementos e diagramas forem incluídos no meta-modelo, mais demorado e mais caro fica o meu projeto de BPM. Portanto, deve-se escolher o meta-modelo com base no objetivo do projeto. Além disso, esses elementos devem se relacionar com a notação de processos que será utilizada.

A notação a ser utilizada (EPC? BPMN?) é importante porque os elementos do meta-modelo devem acompanhar as possibilidades que a linguagem de processos oferece. Isso também faz parte do meu escopo, porque define os diagramas possíveis de serem criados e o grau de formalismo da modelagem de processos.

Por fim, devemos considerar a ferramenta de modelagem que deve acompanhar o meta-modelo e a notação porque a ferramenta selecionada deve ser capaz de modelar os processos usando o meta-modelo e a notação escolhida.

Escopo de processos

O escopo diz respeito ao que foi acordado com o cliente: o projeto aborda somente a modelagem dos processos AS-IS ou engloba o TO-BE também? A modelagem dos processos será detalhada até que nível? Quais são os processos da Cadeia de Valor da empresa que estão incluídos no escopo da minha modelagem? Serão modelados todos os processos da empresa ou somente alguns selecionados? Quais processos foram priorizados para serem modelados?

Conclusão

Essas são as etapas a serem levadas em consideração na etapa de planejamento de um projeto de BPM e tudo isso será refletido em um plano de projeto e um cronograma do projeto. Quando temos tudo isso pronto é o momento do encerramento da fase de projeto no ciclo de BPM e começar em seguida a fase de modelagem do AS-IS que é a próxima etapa do ciclo.