A Última Fase do Ciclo BPM - Melhoria de Processos

Introdução

O ciclo BPM passa pelas fases de projeto Projeto, Modelagem de Processos, Simulação de Processos, Execução de Processos, Monitoramento de Processos e hoje vamos mergulhar na fase Melhoria de Processos, que é super importante para quem é de BPM.

Fase de melhoria de processos

A fase de melhoria de processos tem 2 grandes etapas:

Análise do processo atual (AS-IS), ou seja, avaliar como está o meu processo hoje? Essa etapa tem foco em procurar problemas: visa encontrar aquilo que pode ser melhorado no processo.

Projetar o processo futuro (TO-BE), ou seja, planejar o que vai mudar daqui para frente? Essa etapa tem como objetivo encontrar soluções para os problemas que foram identificados na etapa anterior.

A análise lista os problemas, as dificuldades e os pontos que poderiam ser melhorados e o desenho do processo futuro TO-BE propõe as soluções para estes problemas.

Análise do processo atual (AS-IS)

Quando terminamos a modelagem do processo AS-IS, ou seja, temos uma fotografia do processo como funciona hoje. Não importa se está bom ou ruim, pois não é o momento de questionar esse processo.

Porém, quando chegamos na etapa de análise do processo é o momento de avaliar criticamente o processo. Existem algumas técnicas para fazer essa crítica ao processo:

FOFA (Forças, Oportunidade, Fraquezas e Ameaças): Onde você pode analisar criticamente a situação atual (AS-IS) dos seus processos, considerando o ambiente interno da organização e o contexto externo de mercado;

Perspectiva dos stakeholders: Onde você pode criticar o processo sob a perspectiva de diversos stakeholders, entendendo como é o processo do ponto do cliente, dos acionistas, fornecedores e funcionários;
Habilitadores de Processo: Onde você critica o processo sob a perspectiva de diversas dimensões (Recursos Humanos, Workflow, Tecnologia da Informação, Regras e Políticas, Motivação e Métricas, Infraestrutura, Colaboração e Sustentabilidade).

Ao final, todos os problemas são consolidados e organizados em uma tabela.

Processo futuro (TO-BE)

Chega de só criticar ne? Agora é a hora de buscar soluções para os problemas. Posso resolver algumas coisas com tecnologia, treinamento, equipe… As soluções são infinitas! Como eu encontro as melhores soluções? Podemos utilizar algumas técnicas: brainstorming, brainwriting, benchmarking ou design thinking.

Curso Análise e Melhoria de Processos

Analisar a situação atual (AS-IS) de um processo e melhorá-lo projetando um novo processo TO-BE.

Saiba mais

Quem deve participar dessa fase de análise e proposição de melhoria? Os principais envolvidos no processo! A equipe de BPM conduz o trabalho, mas temos participação dos executores do processo, gestor e também podem contribuir o especialista de TI, RH, Gestão de Mudanças. Portanto, esse trabalho é feito colaborativamente.

Muitas vezes, acabamos chegando em uma lista enorme de melhorias para o processo. Para lidar com esse grande número de propostas de melhoria precisamos priorizar essa lista de ideias.

Aqui na dheka nós avaliamos cada ideia segundo 2 atributos na hora de priorizar as ideias de melhorias:

IMPACTO: O quanto a ideia traz benefício, agrega valor, traz impacto positivo para o processo;
EXEQUIBILIDADE: O quanto essa ideia é viável, ou quão fácil é colocar essa ideia em ação?

Cada um dos atributos recebe uma nota de 0 a 10. Eles têm pesos distintos que resultam em uma pontuação final. O somatório final é utilizado como um ranking que indica a ordenação das ideias.

A partir daí podemos executar as ideias aos poucos. Lembrando a vocês que temos um ciclo de melhoria contínua. Então, geralmente, não implementamos todas as melhorias de uma única vez. Isso porque se tudo muda ao mesmo tempo as pessoas vão ficar confusas, não vão saber como as coisas funcionam mais na empresa.

Em geral, são escolhidas algumas ideias da lista para implementação, mas não existe um número máximo. Na dheka nós temos uma escala:

Eliminar: Até 30 pontos – remover da lista;
Manter: De 31 a 40 pontos – manter na lista para uma próxima rodada de melhorias.
Executar: De 41 a 50 pontos: melhorias que devem ser implementadas;
Acelerar: De 51 a 60 pontos: Faça o mais rápido possível!

E nós podemos ver essas ideias em um gráfico que melhora a visualização das ideias em ordem de prioridade.

Conclusão

A melhoria de processos deve ser contínua, vamos devagar e com calma. A gente não precisa fazer tudo de uma vez! Vamos devagar e sempre!

Por fim, vale ressaltar que existem ainda diversas outras técnicas de análise e melhoria de processos, como a NESTT (ROSEMANN, 2018) e tantas outras. Mas isso, BPM Friend, já é papo para outro post.

Você quer a ajuda da dheka para executar a melhoria de processos da sua empresa? Entre em contato conosco!

Referências Bibliográficas

DUMAS, M. et al. 2018. “Fundamentals of Business Process Management“. 2nd edition. New York: Springer.

ROSEMANN, M. 2018. “The NESTT: Rapid Process Redesign at Queensland University of Technology“, in J. vom Brocke and J. Mendling (eds) Business Process Management Cases: Digital Innovation and Business Transformation in Practice. Springer, pp. 169–185. Disponível em: https://doi.org/10.1007/978-3-319-58307-5_10.