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Introdução

Esse post é uma dica para os analistas de processos que estão precisando trabalhar a distância nesse período de isolamento social. Tem muita gente me perguntando se dá pra fazer tudo de Gestão de Processos remotamente e têm vários analistas de processos que estão querendo saber como estamos fazendo isso na prática aqui na dheka.

Nós na dheka realmente transformamos todo o nosso trabalho em home-office, apesar de normalmente já termos uma boa parte do trabalho em regime remoto, o que é muito comum quem é consultor de processos.

Nesse post, vamos passar por cada etapa do ciclo BPM dando as dicas sobre como executar à distancia, caso seja possível.

Projeto

É a fase onde nós fazemos o planejamento do projeto de BPM junto ao cliente. É uma etapa onde normalmente criamos um plano de projeto, desenvolvemos um cronograma para o projeto, tomamos uma série de decisões estratégicas (método, meta-modelo, notação e ferramenta) com o cliente e tudo isso pode ser feito à distância. O plano de projeto tem um ebook disponível que vocês podem baixar e subir esse documento no Google Docs para preenchê-lo colaborativamente com o cliente.

Outra coisa que faz a diferença nessa fase são as reuniões por vídeo conferência com o cliente para ir discutindo os pontos de dúvidas e ir alinhando todo o planejamento do projeto. E uma vez que essas decisões são tomadas, isso se reflete no plano de projeto e no cronograma e essa etapa é concluída.

Modelagem de Processos

A etapa de modelagem é composta por 3 passos: Levantamento, Modelagem e a Validação dos processos.

O levantamento dos processos é feito utilizando qualquer uma das técnicas de levantamento ou elicitação de processos. Quem ainda tem dúvidas sobre qual das técnicas de levantamento usar ou sobre como utilizar cada uma das técnicas mais conhecidas (entrevista, questionário, workshop, brainstorming, brainwriting, etc), pode se inscrever no Curso Online de Levantamento de Processos. Lá você pode tirar suas dúvidas e fazer exercícios sobre as técnicas mais utilizadas.

Todas essas técnicas de levantamento de processos podem ser feitas à distância, com algumas adaptações para o ambiente online, mas todas elas são passíveis de trabalhar remotamente. Então, até mesmo uma ata de reunião ou uma ficha de processos podem ser preenchidos colaborativamente, através de ferramentas como o Google Docs.

Após concluir o Levantamento de Processos

Uma vez feito esse levantamento dos processos com o cliente, a etapa de modelagem não muda, a notação que foi escolhida na etapa de planejamento continua sendo a mesma e as ferramentas utilizadas também não precisam mudar. Entretanto, é necessário ficar atento ao uso da licença do software porque durante o trabalho remoto o analista vai precisar instalar essa ferramenta no laptop ou no computador de casa. Então, é importante conferir as questões de licenciamento relacionadas ao software de modelagem que é usado pela empresa. Se for uma ferramenta gratuita basta fazer o download da ferramenta na máquina do analista de processos.

Apesar de haver pouca mudança nessa etapa de modelagem de processos, é importante que o trabalho seja cada vez mais colaborativo, ou seja, é preciso estabelecer cada vez mais formas de discutir com os clientes como é que vai funcionar essa modelagem. e os clientes podem também opinar em relação a modelagem de processos utilizando ferramentas de Social BPM.

Finalmente, chegamos no passo de validação dos processos com os clientes, onde podem ser utilizados também os recursos de vídeo conferência, pois existem várias ferramentas disponíveis para isso. Aqui na dheka utilizamos o Meet, da Google porque utilizamos o GSuite na empresa. Recentemente, adquirimos o Zoom por conta dos treinamentos, workshops e seminários, pois essa ferramenta permite uma maior interação entre um número grande de pessoas. Também é possível utilizar o Microsoft Teams, Skype ou qualquer outra ferramenta que esteja à disposição da equipe. Vale ressaltar que diversas empresas estão disponibilizando suas ferramentas de vídeo conferência gratuitamente nesse momento de pandemia.

Lembre-se

Esses 3 passos são muito intensivos em pessoas e, nesse momento delicado que o mundo está vivendo, precisamos ter muita atenção ao fator humano. Então, tenha em mente que essas pessoas estão em um ambiente diferente do seu ambiente normal de trabalho, possivelmente com diversas interrupções, como filhos, animais de estimação e outros familiares dentro de casa.

Devemos levar em consideração também que as pessoas ficam mais cansadas com essa interação remota, porque as telas cansam a visão das pessoas e muitas delas não estão acostumadas com isso. Então, é importante ficar atento ao tempo de duração de cada uma dessas sessões de levantamento e de validação dos processos. Incluam na programação pausas ou intervalos para tomar água, café ou ir ao banheiro. Se for necessário, planejem mais sessões com menor duração cada para que se possa obter um resultado mais produtivo.

Simulação de Processos

A simulação de processos é a fase que utiliza ferramentas de simulação de processos para testar o processo e seus parâmetros. Esta é uma fase que também não se altera no trabalho a distância. Porém, é necessário ter mais atenção porque vamos estar fazendo uma série de ciclos de simulação, ou seja, rodadas de simulação, testando variáveis para ver como o processo se comporta. Então, essa é uma fase que também requer uma interlocução com o representante do cliente e nessa etapa precisamos ter atenção na interação através de reuniões virtuais e vídeo conferências.

Execução de Processos

A fase de execução é uma fase que tem prós e contras. Por um lado, a automação de processos é uma demanda muito forte do mercado nesse momento porque as empresas precisam de ajuda para reduzir os custos e manter sua operação quando ela não pode contar com uma equipe presencial nesse momento. Assim, é o momento de ferramentas de BPMS (Business Process Management System) e RPA (Robot Process Automation). Essas ferramentas estão sendo muito demandadas em vários projetos de automação de processos. Algumas dicas destes tipos de ferramentas:

• BPMS: Bonitasoft é uma ferramenta que a gente vem estudando e tem usado na dheka. Ela é uma ferramenta bastante interessante, gratuita e que está no Quadrante Mágico do Gartner. É uma ferramenta low code, tem até módulo de mineração de processos;
• RPA: UIPath, que é uma ferramenta que tem bastante documentação, treinamento online e diversas dicas para quem quer dar um ponto de partida do zero.

Porém, na fase de execução dos processos nós não temos somente automação de processos, temos também a implantação e a institucionalização dos processos. Nesse momento esse é um desafio maior, já que as pessoas já estão com várias mudanças no seu ambiente de trabalho. Muitas delas estão ainda se adaptando ao home-office.

Execução de Processos durante o home-office

Então, como algumas pessoas estão tendo dificuldades com o home-office, pode ser que seja mais difícil implantar, institucionalizar, aprender um processo novo. Essa fase não é muito trivial, é uma fase que é difícil de acompanhar a distância, então exige uma maior atenção e muita criatividade.

Ao mesmo tempo em que essa mudança pode ser mais difícil, ela também é mais necessária do que nunca, visto que as empresas estão tendo que mudar e adaptar seus processos para uma nova realidade: seja para proteger seu fluxo de caixa, para lidar com a questão do isolamento, para lidar com picos de clientes que alguns segmentos de negócio estão tendo ou para lidar com uma baixa demanda de clientes.

Monitoramento de Processos

Fase responsável por acompanhar indicadores, analisar dashboards, resultados, e comparativos de previsto vs realizado. Essa fase não muda essencialmente porque a forma como se define um indicador é a mesma. Nós disponibilizamos um ebook de ficha de indicador com tudo o que vocês precisam pensar para definir um indicador.

As ferramentas de dashboard e acompanhamento de processos não mudam, então quem já tinha seu dashboard continua usando as mesmas ferramentas. Quem vai precisar montar seu dashboard pode considerar que, caso esteja usando alguma ferramenta de BPMS, essas ferramentas geralmente já trazem esse dashboard para vocês. Quem não tem nenhuma dessas ferramentas e precisa criar um dashboard pode construir gráficos, indicadores e tabelas até no Excel. Também existem ferramentas para dashboard como o Tableau que são bem práticas e rápidas para montar um dashboard de monitoramento.

O que está acontecendo nesse momento em relação à essa fase de monitoramento é que os gestores de processos estão muito mais focados nesses dashboards e indicadores porque eles têm que ficar de olho no que está acontecendo em tempo real. As decisões precisam ser tomadas rapidamente, eles precisam acompanhar as projeções e tendências para que possam agir.

Nesse momento de maior instabilidade os gestores precisam estar prontos para mudar o curso dos processos, ver o que está indo bem e o que está indo mal. Nessa época diferente que o mundo está vivendo, a demanda na fase de monitoramento está maior porque as pessoas estão muito atentas e preocupadas com o lado econômico, que é impactado diretamente pelo desempenho dos seus processos.

Melhoria de Processos

Por fim, chegamos na fase de melhoria, que é uma fase que está muito em alta. Existem várias empresas que estão procurando melhoria de processos para reduzir custos, automatizar seus processos e ou se adaptar a essa nova realidade do trabalho à distância. Alguns segmentos de negócios estão vivendo um pico de demanda para o qual eles não estavam preparados, então elas precisam rever os seus processos para poder crescer. Por outro lado, há empresas que estão em um movimento contrário, vendo a demanda cair. Neste caso, também é preciso tomar ações e adaptar seus processos, talvez criando processos novos. Então essa fase de melhoria está sendo muito demandada.

Do ponto de vista dos analistas de processos essa fase não muda. Temos que utilizar as técnicas de análise de processos que já conhecemos e que podem ser utilizadas nesse momento. Ao desenhar um processo TO-BE vamos usar notações e ferramentas de modelagem que vocês já conhecem. O maior ponto de atenção é em relação a projetar um processo alinhado ao objetivo do cliente que foi estabelecido no planejamento: redução de custo, automação ou adaptação ao home-office e etc.

Conclusão

Sim, dá para fazer BPM à distância! Os analistas de processos podem continuar trabalhando. Porém, eu quero reforçar a importância da prioridade nas pessoas, tanto da equipe quanto do cliente. Nesse momento, a prioridade é ver se as pessoas têm condições de físicas, mentais e psíquicas de trabalhar e desempenhar. Somente se estiver tudo bem a gente segue adiante com o trabalho.