Introdução

Todo mundo quer saber dicas de ferramentas de modelagem de processos para saber qual ferramenta utilizar no seu negócio. Então vamos falar um pouquinho sobre quais as diferenças entre as ferramentas para ajudar você a escolher a ferramenta mais adequada para o contexto em que você se encontra.

No universo do BPM existem ferramentas para levantamento de processos como o Flimple, ferramentas de modelagem, ferramentas de monitoramento de processos, ferramentas de automação e ferramentas de simulação de processos. Neste post, vamos focar especificamente em ferramentas de modelagem de processos.

Ferramentas BPM

Existem diferente tipos de ferramentas: ferramentas grátis, pagas, online… Algumas ferramentas são mais colaborativas e outras são menos colaborativas.

Porque precisamos de uma ferramenta de modelagem de processos? A resposta é muito fácil: você já tentou desenhar um processo no papel? ? Se alguém for fazer isso, vai perceber que alterar uma atividade do processo já vai dar muito trabalho porque uma alteração no meio do processo já vai alterar todo o fluxo dali pra frente. Então, os softwares de modelagem de processos facilitam esse trabalho. 

Quando se usa uma ferramenta geralmente há um repositório, ou seja, um banco de dados que permite o armazenamento das informações da ferramenta. Isso facilita a consulta das informações sobre o processo, possibilita ligar um processo a outro e também facilita o reuso e manutenção desses processos. 

Geralmente, quando falamos em uma ferramenta de processos, também temos alguns recursos que ajudam a fazer uma verificação em relação à corretude do processo, ou seja, se existe algum erro sintático na modelagem do processo e se a notação está sendo aplicada corretamente ou não. Questões mais avançadas de qualidade da modelagem, geralmente, as ferramentas não apoiam.

Ferramentas de Modelagem de Processos Gratuitas x Pagas

A discussão acerca das ferramentas gratuitas ou das ferramentas comerciais já é bem conhecida. No caso das ferramentas free não é necessário investimento por parte da empresa. Por outro lado, algumas ferramentas têm a versão gratuita limitada, ou seja, não dão acesso a todos os recursos e não incluem o suporte técnico por parte do fornecedor. Nesse caso, se estamos falando de uma empresa que está investindo numa iniciativa de BPM e está colocando todos os seus ativos de processos em uma ferramenta, é um risco muito grande não ter um suporte. Se a ferramenta for descontinuada, a empresa não gostaria de se expor a perder todo esse corpo de conhecimento já incorporado à ferramenta.

Em relação às ferramentas comerciais, a empresa precisa avaliar o quanto ela está disposta a investir. Também pode ser levado em consideração se a empresa já tem alguma ferramenta que foi comprada por outra necessidade, mas que também pode ser utilizada no projeto de BPM.

Pontos a serem considerados

Outros pontos a serem considerados são: Qual é a notação de processos que a empresa quer usar? Quais ferramentas têm essa notação disponível? Será que a ferramenta é adequada à notação que a empresa escolheu. Uma empresa pode, por exemplo, querer usar a notação BPMN (Business Process Management Notation)(OMG, 2013), mas acabar selecionando uma ferramenta que trabalhe com a notação EPC (Event Process Chain)(MENDLING, 2008). Nesse caso de incompatibilidade, deve-se optar por outra ferramenta.

Pensando nas ferramentas de modelagem podemos citar algumas que são conhecidas como é o caso de uma ferramenta de modelagem gratuita que está sendo muito utilizada que é o Bizagi. Para uma escolha entre as ferramentas pagas podemos olhar para o Quadrante Mágico de Gartner e observar quais são as referências de mercado. Algumas dessas ferramentas são muito caras, outras têm versões mais acessíveis. Também devemos notar que há ferramentas totalmente internacionalizadas e outras ferramentas nacionais (como o ARPO).

No universo das ferramentas online, ou seja, ferramentas colaborativas, temos alguns recursos como as ferramentas Lucidchart ou Cawemo, que além de permitir esse trabalho online ainda permitem a colaboração através de comentários e discussões sobre o processo entre a equipe de modelagem e o cliente.

Conclusão

Mas afinal…qual é a melhor ferramenta para minha empresa?

Precisamos levar em consideração o contexto dessa empresa: precisamos saber se ela já tem alguma ferramenta e quanto ela está disposta a investir. Também é importante saber para quantos projetos BPM a ferramenta será utilizada, se será feita a modelagem de um processo específico ou de todos os processos da empresa. Outra questão relevante é se haverá uma empresa de consultoria trabalhando externamente tendo que acessar aquele ambiente ou se a modelagem será feita dentro do repositório interno da empresa.

Ainda temos uma dica de um site que tem uma planilha com todas as ferramentas de modelagem de processos que usam a notação BPMN e diversas informações sobre cada uma delas. Você pode descobrir, por exemplo, quais ferramentas utilizar em sistemas operacionais como Linux ou MacOS. Divirtam-se!

Por fim, quando é necessário um processo sistemático para escolha da ferramenta de modelagem de processos, é possível seguir a metodologia de Software Selection.

Referências

MENDLING, J. Event-Driven Process Chains (EPC). In: MENDLING, J. (Ed.). Metrics for Process Models: Empirical Foundations of Verification, Error Prediction, and Guidelines for Correctness. Lecture Notes in Business Information Processing. Berlin, Heidelberg: Springer Berlin Heidelberg, 2008. p. 17–57.

OMG. Business Process Model and Notation (BPMN), Version 2.0. p. 532, 2013.