Onde se encaixa o Lean 6 Sigma no ciclo BPM?

O Lean 6 Sigma se integra ao ciclo BPM durante a fase dedicada à Melhoria de Processos. Nesse estágio crucial, realizamos uma avaliação crítica da situação atual (AS-IS) dos processos. Em seguida, propomos melhorias e projetamos o processo futuro (TO-BE), alinhando-o com as metas organizacionais.

Além disso, a abordagem 6 Sigma concentra-se vigorosamente na minimização de defeitos ou falhas. Por exemplo, ao gerar um produto 1 milhão de vezes, questionamos quantos desses eventos poderiam ser aceitos com falhas. Estabelecemos metas ambiciosas, como admitir apenas 3,4 falhas a cada milhão de unidades produzidas. Para atingir essa meta, o 6 Sigma dispõe de um robusto conjunto de técnicas estatísticas, fundamentais para aprimorar o processo e assegurar a consecução do objetivo de minimizar falhas.

Lean 6 Sigma

A figura abaixo mostra a variação que se espera com 6 sigmas. No nosso exemplo do produto gerado com falhas, se temos um processo calibrado com 3 sigmas esperamos defeitos em 6.200 peças a cada milhão. Já um processo calibrado com 6 sigmas esperamos 3,4 defeitos a cada milhão produzido.

As falhas podem ser exemplificadas de diversas maneiras: x horas sem energia elétrica durante um ano; Y chamados atendidos com tempo de espera superior a 1 minuto; N entregas realizadas além do tempo previsto por ano.

Além disso, o Lean é uma abordagem que visa à redução do desperdício. Supondo que em um processo existam atividades cujo valor para o produto final seja irrelevante, a identificação e remoção dessas atividades podem levar a uma produção final mais eficiente, economizando tempo, esforço e otimizando outros aspectos.Dessa forma, com abordagens distintas, duas linhas de busca para a melhoria de processos associam-se aos seus objetivos específicos, trilhando caminhos diversos.

Juntos, Lean e Six Sigma combinam-se para produzir uma metodologia orientada para reduzir a variação, atacando desperdícios e custos excessivos destinados a maximizar a experiência do cliente. Comumente encontramos a abordagem Lean associada à abordagem 6 Sigma, pois desta forma se consegue minimizar os defeitos e o desperdício.

BPM e Lean 6 Sigma

O Lean 6 Sigma se baseia em um conjunto de passos chamado DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve e Control, ou em português: Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar). Vamos descrever cada um dos passos fazendo a associação ao ciclo BPM:

1. Definir: Nesta fase, definimos os objetivos do projeto e estabelecemos limites alinhados com os objetivos organizacionais. Identificamos também os stakeholders, utilizando o diagrama SIPOC (Supplier, Input, Process, Output, Customer). Esta etapa se alinha com a fase de Projeto do ciclo de BPM e com a Modelagem.

2. Medir: Iniciamos criando o fluxo do processo, validando-o com especialistas, estabelecendo uma linha de base para implementar melhorias. Identificamos pontos vitais e definimos medidas e métodos de coleta de dados. Esta fase incorpora elementos das fases de Modelagem, Execução e Monitoramento do ciclo BPM, explicitando o processo AS-IS, executando-o à luz do que foi explicitado e coletando medidas para análise.

3. Analisar: Nesta fase, analisamos os resultados da etapa anterior. Utilizamos múltiplas instâncias do processo para aplicar consistentemente ferramentas estatísticas. O objetivo é investigar as causas radicais do problema, utilizando ferramentas como o Diagrama de Ishikawa. No ciclo BPM, realizamos essa análise na fase de Melhoria, aplicando diversas técnicas de análise de processo. O passo de análise no 6 Sigma é mais robusto, com rigorosa aplicação de técnicas estatísticas.

4. Melhorar: Identificadas as fontes/causas, desenvolvemos, implementamos e avaliamos soluções direcionadas à causa identificada. Para assegurar uma mudança eficaz a longo prazo em uma escala maior, implementamos mecanismos que garantem a correção duradoura do problema. No ciclo BPM, essa fase corresponde essencialmente à fase de Melhoria.

5. Controlar: Concentramos esforços em assegurar que o problema foi corrigido. Mantemos aberta a possibilidade de futuras melhorias e adoção de melhores práticas em áreas do negócio com problemas similares. Este passo pode ser associado à fase de Execução do ciclo BPM.

Conclusão

Agora que compreendemos as semelhanças entre o ciclo BPM e a metodologia Lean 6 Sigma (DMAIC), é relevante ressaltar que, no ciclo BPM, podemos intervir em uma ou mais fases, ao passo que no Lean 6 Sigma não é viável abordar apenas uma parte.

O objetivo do Lean 6 Sigma é alcançar aprimoramentos a partir de possíveis problemas. Nesse contexto, o Lean 6 Sigma se assemelha à aplicação do ciclo completo do BPM, mesmo que seja para um único processo. Podemos, igualmente, integrar o Lean 6 Sigma ao ciclo de BPM em um projeto ou empregar técnicas de BPM em um projeto Lean 6 Sigma.

Frequentemente, uma mudança organizacional significativa é necessária, levando a maioria das empresas a iniciar com um projeto piloto restrito a um conjunto limitado de processos, para, posteriormente, expandir para toda a organização. Otimizações substanciais nos processos de negócio podem ser alcançadas quando BPM e Lean Six Sigma são aplicados em conjunto. Dessa forma, podemos afirmar que essas abordagens são complementares.

Referências Bibliográficas

SIX SIGMA COUNCIL. (2018). “Six Sigma: A Complete Step-by-Step Guide: A Complete Training & Reference Guide for White Belts, Yellow Belts, Green Belts, and Black Belts“. Council for Six SIGMA Certification.

MORRIS, D. Lean Six Sigma and business process management – better together. BPM Institute.