Costumo dizer que um documento físico mal arquivado costuma ser achado em uma “limpa”, aquele dia que a gente faz uma organização geral em todas as gavetas. Porém, atualmente, a maioria dos documentos já é criado de forma digital nas empresas, o que não deixa o problema menor: se você nomeia ou classifica um documento de forma equivocada, ele não será localizado posteriormente pelos mecanismos de busca e sua recuperação se torna, praticamente, impossível.

Além disso, a necessidade de um ambiente colaborativo junto com a habitual falta de regras e padronizações para documentos, tende a criar um ambiente caótico e com pouco controle que, muitas vezes, só é percebido quando há um sério impacto de prazo e/ou financeiro, ocasionado pela dificuldade de localização ou perda de um documento, uso de versões erradas ou falta de aprovação no tempo adequado. Por isso, a implantação de uma boa Gestão Documental é essencial!

O que é Gestão Eletrônica de Documentos (GED)?

Muitos pensam que Gestão Eletrônica de Documentos é somente a digitalização de documentos, mas é bem mais do que isso. Atualmente, a maioria dos documentos já é criada de forma digital. GED envolve controlar todo o ciclo de vida de um documento, desde a sua criação, passando pela nomenclatura, indexação, revisões, aprovações, assinaturas, guarda e descarte seguros, independente do meio que foi produzido, seja físico ou digital, e incluindo todo tipo de documento, tais como relatórios, faturas, plantas, e-mails, formulários, fotografias, áudios, vídeos e etc.

Existem várias tecnologias envolvidas em uma solução de Gestão Eletrônica de Documentos, onde as mais comuns são:

• Document Management (DM): responsável pela gestão dos documentos de forma geral, desde a geração até o seu descarte, permitindo o acesso seguro às informações;
• Document Imaging (DI): responsável pelo que conhecemos como digitalização, ou seja, a conversão de documentos do meio físico para o digital;
• OCR/ICR: responsável pelo reconhecimento ótico de caracteres e reconhecimento Inteligente de caracteres, feitos a partir de uma imagem, folhas impressas ou escritas a mão;
• Workflow: responsável pela organização de fluxos de trabalho com tarefas, trâmites, atribuições, prazos e documentos. Olha o BPM aí!
• Forms Processing: responsável pela leitura de informações em formulários e redirecionamento aos campos específicos nos bancos de dados.

Passos gerais para implantação do GED

O primeiro passo para uma boa implantação de Gestão Eletrônica de Documentos é o mapeamento do fluxo documental. Qualquer documento tem um trâmite e este deve ser identificado em todos os detalhes, por exemplo: quem cria, quando e por quê ele é criado, que código recebe para nomenclatura, para onde vai, quem revisa, quem aprova, cadeia de assinaturas, quando tempo fica em cada uma das etapas, onde e como é armazenado, tempo de guarda, confidencialidade e etc.

A partir desse mapeamento, também deve haver o registro de como cada um dos envolvidos recupera um documento. Essa ação é fundamental para a correta codificação, pois áreas diferentes podem buscar por códigos de recuperação diferentes e, se concentrar somente no criador ou no responsável pela guarda, pode ser um erro que inviabiliza a utilização diária da informação por alguma parte da empresa.

Outra parte essencial que vem do mapeamento são os critérios de segurança para cada tipo documental identificado. Esses critérios garantem o acesso confiável ao documento e que somente as pessoas com autorização poderão ler, editar, revisar, aprovar e assinar cada um deles especificamente. Essa questão sempre foi importante para garantir segurança das informações das empresas e de seus clientes e, atualmente, é ainda mais, para atender aos requisitos da Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD.

Com tudo isso identificado, pode-se iniciar a customização de um sistema de gestão documental, chamado de DMS – Document Management System. Essa customização envolve a criação dos fluxos, tipos documentais, permissões e interfaces de inserção de documentos na ferramenta escolhida.Em seguida, é feita a inserção dos arquivos digitais no sistema, cada um com sua respectiva codificação.

Mas essa ainda não é a última etapa! Depois dela, ainda existem etapas de tratamento e conferência dos dados, para se garantir que o documento foi classificado corretamente e, aí sim, ele pode ser liberado para toda a empresa.

Caso o documento esteja em meio físico, existe uma etapa adicional, que é a digitalização. E ela não é tão simples quanto parece: os documentos precisam ser retirados dos locais que estão armazenados de forma ordenada, separados em tipos, desmontados das pastas, retirados todos os grampos, digitalizados, classificados no sistema, remontados e novamente armazenados ou enviados para descarte, caso seja permitido, com registro.

A ligação fundamental entre GED e BPM

Não é possível fazer uma boa gestão documental desconsiderando os processos de negócio!

Documentos são criados nas empresas para atender um ou mais requisitos, de uma ou mais áreas. Muitas vezes, eles atendem também demandas de fora da empresa, em interações com clientes, fornecedores ou órgãos governamentais.

Com toda essa importância, desde a sua criação, o trâmite de cada documento deve ser claramente determinado e justificado, para que cumpra o caminho correto e atenda às necessidadades no tempo adequado.

A melhor forma de compreender essas etapas é por meio da identificação dos processos de negócio envolvidos, juntamente com os fluxos documentais. Usamos as técnicas de levantamento, tais como entrevistas, brainstorming, workshops e até a análise dos documentos em si, para formatação da codificação, por exemplo.

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Com isso, conseguimos identificar o motivo de criação, por onde os documentos tramitam e quem os manipula, dentre outras informações relevantes. Em seguida, os fluxos são modelados em uma ferramenta de BPM, para permitir uma representação gráfica do fluxo documental, junto ao processo de negócio, e facilitar o entendimento dos envolvidos. O fluxo desenhado na ferramenta de BPM é utilizado para configurar o módulo de Workflow do GED.

Benefícios da implantação

Para concluir, podemos destacar os seguintes benefícios da implantação de uma solução de GED:

• Aumento da produtividade e colaboração, pela redução de tempo na busca de arquivos e facilidade de compartilhamento;
• Aceleração no tempo de atendimento aos clientes, no processo decisório e na interação entre empresas;
• Controle e registro automatizado de todas as etapas do processo e fluxo documental;
• Maior segurança e confiabilidade no acesso à informação;
• Atendimento a conformidade e requisitos legais, dando transparência nas ações da empresa;
• Sobra de espaço físico e menos gastos, com a redução das áreas utilizadas para armazenamento de documentos;
• Preservação do patrimônio documental;
• Redução no impacto ambiental e nos custos com cópias e impressões.