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Certamente, quem não tem dúvidas na modelagem de processos? Afinal, a modelagem de processos não é uma tarefa trivial. Além disso, ela envolve diversos profissionais trabalhando desde o levantamento até a construção de um modelo de processos que represente o funcionamento do processo, seja no seu estado atual (AS-IS) ou no seu estado futuro (TO-BE). No entanto, com tantos detalhes, dicas para não esquecer de conferir nada são sempre muito bem-vindas!
Na modelagem é adotada uma notação de processos. As notações mais utilizadas atualmente são a BPMN (Business Process Management Notation) e a EPC (Event Process Chain). Além disso, é adotada uma ferramenta de modelagem de processos como apoio, seja ela livre ou comercial (Veja mais detalhes no post sobre Projeto de Modelagem de Processos).
A dificuldade surge ao tentar representar as informações capturadas no levantamento dos processos ou na definição de um novo processo na notação escolhida. Por conseguinte, cada notação tem uma especificação completa e complexa, com muitos detalhes e regras a serem seguidos. Isso, por sua vez, confunde e dificulta o trabalho de muitos analistas de processos, mesmo aqueles já com alguma experiência.
Assim, reunimos em um roteiro simples os principais cuidados que você deve ter durante a sua modelagem de processos. Essas dicas foram consolidadas através da experiência dos nossos profissionais e consultores de BPM no mercado atuando em projetos reais nas empresas.
Você pode seguir essas 20 dicas práticas durante a modelagem ou usá-las para dar uma conferida no final e ter certeza de que não esqueceu nenhum detalhe.
Dicas de Modelagem de Processos
#1. Entenda onde na cadeia de valor da organização o processo se encaixa
#2. Leve em consideração as informações obtidas no levantamento do processo
#3. Coloque raias para cada ator do processo
#4. Entenda quais são os eventos iniciais do processo
#5. Use verbo no infinitivo para os nomes das atividades
#6. Complemente o nome da atividade com o objeto ao qual ela se refere sem deixá-lo com mais de 8 palavras
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Modelagem da situação atual (AS-IS) de um processo usando a notação BPMN.
Saiba mais#7. Evite o uso de abreviaturas e plural nos nomes dos elementos
#8. Padronize o idioma nativo na nomenclatura de todos os objetos
#9. Represente as entradas e saídas das atividades
#10. Caracterize os tipos dos eventos
#11. Confira o uso correto dos gateways ou conectores
#12. Deixe claro quais são os eventos finais possíveis do processo
#13. Pense quais são as exceções ou variações do processo
#14. Busque por incoerências, omissões ou duplicações
#15. Harmonize o nível de detalhamento de todo o processo
#16. Reorganize o modelo utilizando subprocessos
#17. Complemente o modelo gráfico com descrições textuais
#18. Revise o modelo pensando em instâncias reais do processo
#19. Peça para outro analista inspecionar o seu modelo de forma independente
#20. Valide o modelo com os stakeholders do processo pessoalmente
Por fim, vale lembrar que uma boa modelagem de processos não é somente aquela que cumpre todas as regras sintáticas da notação adotada. Além disso, existem outras dimensões de qualidade que devem ser consideradas. Por exemplo, uma boa modelagem é aquela que consegue capturar tudo de essencial do real funcionamento do processo e representá-lo de forma que seja fácil o entendimento pelos executores do processo.
Referências
Mendling, H. Reijers, and W. M. P. van der Aalst, “Seven Process Modeling Guidelines (7PMG)”, Information and Software Technology, vol. 52, no. 2, pp. 127–136, 2010.
J. Becker, M. Rosemann, and C. von Uthmann, “Guidelines of Business Process Modeling”, Business Process Management: Models, Techniques, and Empirical Studies, vol. 1806. Springer, 2000, pp. 30–49.
