Introdução

Muitas atividades do dia a dia estão mudadas em função das limitações impostas pela pandemia da COVID-19. Os processos, seja de forma explícita ou não, estão funcionando em contingência. Os referenciais de normalidade da vida cotidiana estão alterados e ainda não sabemos bem quais são. Independente da condição social, financeira e intelectual, todos estamos expostos a uma rotina que há alguns meses atrás era impensável para a maioria de nós.

Qual seria a melhor pergunta para o momento: Quando retomar os processos? Como fazer a retomada? Como fazer os processos funcionarem de forma diferente? Existe um ponto para o qual devemos retornar? Será que “nada será como antes” como disse o poeta há quatro décadas atrás?

Convido vocês para pensarmos em como a disciplina de BPM pode ajudar a ajustar os processos a estas novas condições na retomada das atividades.

Cenários

Como profissionais de BPM somos colocados muitas vezes diante de situações que precisamos destrinchar, estudar ou entender. Para isso usamos a modelagem de processos. Criamos modelos com o objetivo de “encaixar” nos nossos sentidos limitados a realidade cheia de complexidade. Na modelagem estudamos o negócio por vários pontos de vistas: Pessoas, Processos e Tecnologia.

Costumamos dizer na dheka que a cada projeto nos fascinamos com o aprendizado que temos. Aquela realidade que tivemos oportunidade de modelar não existia no nosso mundo até então. Não fazia parte do nosso normal. É um privilégio poder conhecer novos problemas, adquirir conhecimentos sobre outras realidades (outros normais), colaborar com os especialistas de negócio buscando eventuais soluções, melhorias ou simplesmente explicitar o que estava escondido (o que não parecia normal).

Já há algum tempo muito se tem falado sobre como o nosso dia a dia tem se alterado. A comunicação entre as pessoas é uma expressão bem notável para todos desta evolução. Outro ponto bem presente é o quanto as questões relacionadas ao meio ambiente podem fazer parte dos negócios de forma integrada e não somente legalista. Eventualmente, se nos projetarmos para algumas décadas à frente e fizermos um exercício de futurismo é possível que a história nos mostre que as soluções estavam encapsuladas nos problemas dos “normais” de então. Muitas vezes não percebemos as mudanças, pois elas ou são muito sutis ou estamos, em certa medida, presos ao “normal” corrente.

Desafios

Quando iniciar a preparação para a retomada?

De certa forma, as organizações estão executando seus processos de forma diferente desde o primeiro dia em que muitos dos seus colaboradores entraram em isolamento social. Não houve tempo para uma preparação adequada para essa mudança. Eventualmente, algumas adaptações mínimas para o dia a dia “funcionar” foram feitas. O fato é que a cada dia que passa nos parece que a nossa visita (a contingência) vai ficar por mais algum tempo.

Depois de várias semanas contingenciadas já aprendemos um pouco e nos ajustamos às limitações impostas. Então já iniciamos a preparação! Já até descobrimos algumas oportunidades escondidas nessas limitações. Alguns exemplos de oportunidades são: convivência com a família, mais autonomia para a gestão do tempo, aumento da utilização da tecnologia (que já estava até disponível) nos processos e etc.

Podemos dar uma olhada no que funciona, analisar criticamente e fazer os ajustes. As técnicas ágeis aplicadas ao BPM podem ajudar de forma que estes ajustes sejam feitos de maneira incremental, testando e identificando o que melhor se ajusta à nova realidade.

Crescimento de atividades em Home office

Muitas atividades podem ser realizadas de forma remota. Isto é, não estar fisicamente onde a atividade é realizada. Vamos explicitar um processo cotidiano: Quando vamos à padaria e compramos pão e leite, escolhemos o pão em uma vitrine (ou cesto) e o leite em uma geladeira, nos dirigimos ao caixa e pagamos, nossos produtos são embalados e voltamos para casa. Como seria a experiência com este processo de forma remota? Vamos tentar? Pegamos o telefone (ou abrimos o aplicativo?), ligamos para a padaria, informamos o que queremos e recebemos em casa alguns minutos depois e pagamos (Ou já pagamos pelo aplicativo?). O remoto está mais presente nas nossas vidas do que pensamos. É normal!

Levando esta experiência para o mundo onde mais comumente enxergamos o BPM, podemos ver que muitas atividades podem ser feitas em home office (ou seja em casa e de forma remota). Trabalhando remotamente como ficariam, por exemplo, os indicadores que a organização utiliza para monitorar o desempenho dos processos? Absenteísmo, licença médica, tempo de dedicação, controle sobre acesso à internet. Estes aspectos, dentre outros que eram considerados relevantes numa vida de escritório corporativo, continuam fazendo sentido agora?

A modelagem da situação atual (AS-IS) dos processos (assim meio em contingência) mostrará o que está diferente do “normal”. Nesta modelagem um dos elementos que deve ser escolhido no cardápio de processos devemos é o indicador de processo, pois é importante que possamos medir antes de ajustar.

Novas exigências legais

Um dos aspectos que merece destaque em uma “retomada” como está sendo imaginada por autoridades e especialistas são os aspectos legais do trabalho. As relações trabalhistas, recentemente revistas no Brasil, se aplicam à nova realidade sem nenhum ajuste ou serão necessários ajustes nos processos tanto das organizações como dos governos? Por exemplo, as áreas de gestão de pessoas (RH?) podem ter alterações significativas nos seus processos. As organizações, por mais que seus processos estejam atualizados, terão necessidade de que eles sejam revistos à luz deste novo cenário. O BPM é a disciplina para estar ao lado do gestor neste momento.

Outro aspecto legal que atualmente está na pauta são as adequações à LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). Neste ponto, a identificação de onde (quais atividades) estão os dados pessoais pode ser feita de forma efetiva com a aplicação de modelagem de processos.

Gestão de processos de negócio – BPM

Uma questão bem comum de encontrarmos é: Os processos atuais vão funcionar?

Como já listados acima existem pontos que certamente necessitarão serem revistos. Imagine, por exemplo: Preparar a sala de reuniões para a reunião semanal de diretoria. Existirá uma sala a ser preparada? A reunião será física nas dependências da empresa? O que já aprendemos com o nosso funcionamento contingencial nas últimas semanas?

Se exploramos o ciclo de BPM vemos que podemos aplicar as técnicas de levantamento de processo para tratar deste ponto na fase de modelagem. Podemos aplicar técnicas ágeis caso o processo em questão demande por respostas pontuais e tempestivas.

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O BPM pode ajudar desde os casos de uma pequena adaptação que precisa ser feita até nas mudanças mais estruturais, pois existem alguns negócios que serão reinventados na retomada. Para citar um exemplo que está presente no dia a dia de muitos de nós, existem restaurantes que não tinham na sua proposta a entrega em domicílio e atualmente, de forma contingencial ou definitiva, para permanecem atuando foram obrigados a se adequarem à rotina de entregas. Diversos aspectos devem ser tratados neste caso, pois será necessária a parceria com fornecedores, como os entregadores, por exemplo.

Conclusão

Não é novidade que crises e oportunidades caminham juntas. Seja para um profissional de BPM disposto a dar seu melhor para contribuir para a melhor gestão de processos como disciplina, seja para um gestor (empresário ou não) com a missão de ajustar seu negócio às novas realidades que acontecem todos os dias, seja um empreendedor ou seja para um analista de processos, gostaria de finalizar dizendo que a hora de começar a pensar na retomada é agora.