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BPM (Business Process Management) é uma abordagem disciplinar ou um ciclo contínuo para projetar, modelar, simular, executar, monitorar e melhorar os processos de negócio da organização, automatizados ou não, para alcançar resultados consistentes e alinhados com os objetivos estratégicos da organização. Tradicionalmente, analistas de processos e desenvolvedores de TI conduzem os esforços de BPM, seguindo os requisitos especificados por especialistas do domínio e usuários finais, que eventualmente automatizam seus processos com apoio tecnológico.

Nesta abordagem top-down, indivíduos diferentes dos responsáveis pela execução definem os processos, o que funciona bem para processos bem-estruturados, altamente repetitivos e sujeitos a poucas mudanças ao longo do tempo. No entanto, para processos não estruturados ou ad-hoc, o BPM tradicional muitas vezes sofre de: uma considerável divergência entre os modelos de processo e a realidade da sua execução; e o fracasso de alavancar ideias para a melhoria e inovação (Pflanzl e Vossen, 2014).

Para resolver esses problemas, é necessário entender BPM como uma iniciativa que envolve ativamente diferentes stakeholders. Primeiramente, além dos especialistas em BPM da organização, é necessário envolver também os usuários finais internos do processo. Ademais, possivelmente, outros indivíduos pertencentes a entidades externas, incluindo clientes e fornecedores, devem ser considerados.

Social BPM

Social BPM atinge este objetivo ao criar uma arquitetura para participação em BPM. Ao trabalhar em conjunto, a comunidade do negócio pode criar melhores soluções para o processo do que um único especialista pode conseguir sozinho.

Do ponto de vista tecnológico, Social BPM (FISCHER, 2011) busca integrar os sistemas de informação organizacionais, os sistemas de gerenciamento de processos de negócio (BPMSs), as tecnologias sociais (software/mídias sociais) e os ambientes organizacionais de comunicação e colaboração (Intranets, e-mail, redes sociais intraorganizacionais) de forma a ampliar a colaboração entre os executores de um processo.

Existem diversas oportunidades de integração de tecnologias de apoio à colaboração às atividades do ciclo de BPM. Portanto, ao promover essas aproximações, espera-se alcançar ganhos de compartilhamento de conhecimento, agilidade e inovação. Além disso, a dheka possui uma proposta de inserção do aspecto social no ciclo de gestão do BPM. Assim, a partir daí, é necessário promover o uso do Social BPM, por conseguinte, encorajando as pessoas envolvidas na sua utilização e mostrando o valor do Social BPM.

Projeto de processos colaborativos

Projetar a colaboração nos processos de negócio das organizações através do uso do Modelo de Maturidade em Colaboração (CollabMM).

Modelagem

Nesta fase, é possível pensar tanto na modelagem colaborativa de processos como na modelagem de processos colaborativos. Através do uso de ferramentas colaborativas para co-criação do modelo de processos, bem como através do uso de uma notação com expressividade para representar aspectos de colaboração, tais como aprovação, votação, comentários, entre outros (BPM4People).

Execução

A execução do processo pode acontecer de forma ad-hoc e dinâmica, utilizando uma solução de Case Management capaz de lidar com a especificidade das diferentes instâncias de execução do processo. Este é também o momento em que os participantes do processo (internos e externos, previstos e não previstos) se envolvem, engajam e socializam, visando atingir os objetivos de negócio e satisfazer as necessidades dos clientes. Além disso, é fundamental considerar que a integração eficaz entre os diversos estágios do processo é essencial para garantir a fluidez e eficiência das operações. Adicionalmente, é importante ressaltar a importância da comunicação clara e transparente entre os envolvidos, facilitando a colaboração e minimizando possíveis conflitos. Por fim, é necessário estar atento às mudanças no ambiente externo e interno, adaptando o processo conforme necessário para manter a relevância e eficácia no alcance dos resultados desejados.

Monitoramento

O monitoramento do processo também se vale das tecnologias colaborativas para notificar as mudanças ou andamento no processo através do stream do processo ou wall de notícias sobre o processo. Desta forma, comunica-se rapidamente dados de negócio aos usuários em tempo real e usando tecnologia mobile.

Melhoria

A melhoria de processos é feita através da troca de ideias, experiências, exemplos e etc. Além disso, podem ser criadas comunidades de práticas ou fóruns para discussões. Adicionalmente, ferramentas de social software como wikis, blogs também podem ser utilizadas interna ou externamente.

Conclusão

Você pode estar se perguntando: as empresas brasileiras já estão usando Social BPM? Descubra esse panorama nacional neste nosso artigo “A Survey on the use of Social BPM in Practice in Brazilian Organizations“.

Referências

ARAUJO, R. M., MAGDALENO, A. M.,2014, “Tutorial Social BPM: A dimensão social da Gestão de Processos de Negócio“. Escola Regional de Sistemas de Informação (ERSI), Niterói, RJ, Brasil.

BATISTA, M. F.; MAGDALENO, A. M.; KALINOWSKI, M., 2017, “A Survey on the use of Social BPM in Practice in Brazilian Organizations”. Simpósio Brasileiro de Sistemas de Informação (SBSI), pp. 436–443, Lavras, Minas Gerais, Brasil.

BPM4People: https://bpm4people.webratio.com/

FISCHER, L., 2011, Social BPM: work, planning and collaboration under the impact of social technology. Lighthouse Point, Florida, Future Strategies Inc.

PFLANZL, N.; VOSSEN, G., 2014, “Challenges of Social Business Process Management”. In: 47th Hawaii International Conference on System Sciences, pp. 3868–3877, Los Alamitos, CA, USA.

PIMENTEL, M.; FUKS, H. (2011). “Sistemas Colaborativos“. Elsevier.