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Para conduzir um projeto de modelagem de processos de forma eficaz, é crucial definir inicialmente um método, um meta-modelo, uma notação e uma ferramenta.

Estas escolhas estão relacionadas, se influenciam e dependerão do objetivo do projeto de modelagem. Cada projeto terá um objetivo único que exigirá um diferente enfoque e grau de detalhamento. Por isso, o que é relevante em um contexto pode não ser em outro, fazendo com que as decisões de projeto tomadas também possam ser diferentes.

A escolha de cada um desses aspectos chave no início de todo projeto de modelagem de processos é essencial. Sem um método, o trabalho dificilmente será eficiente, podendo resultar na perda de tempo da equipe envolvida, consequentemente aumentando o custo do projeto. Sem um meta-modelo que indique o conjunto de informações a ser levantado, o trabalho poderá perder o foco principal, o que levará à identificação de informações não relevantes ao contexto. Ao mesmo tempo, se a equipe não escolher uma notação e uma ferramenta para a modelagem no início, eles terão que refazer parte do trabalho quando perceberem a necessidade desses recursos.

O primeiro passo é estabelecer uma sequência de passos (método) que permita o levantamento das informações e a construção dos modelos de processos de negócio. Como levantaremos as informações? Que técnicas usaremos? É necessário pensar nessas atividades para que o trabalho flua bem e produza resultados satisfatórios. Portanto, é preciso uma sequência de passos para levantar e modelar as devidas informações. Desta forma ficará mais fácil conduzir o projeto.

Como começar um projeto de modelagem de processos

Construir modelos de processos de negócio requer conhecer quais informações se deseja representar. Os levantamentos realizados estarão repletos de diferentes conceitos como: atividades, atores, documentos, informações e etc. O meta-modelo constitui a escolha dos elementos utilizados para mapear processos.

Em seguida, é necessário definir como cada uma destas informações é representada nos modelos de processos, através de símbolos distintos, ou seja, qual notação será utilizada. A escolha da notação dependerá das características da organização, das suas necessidades e da existência de iniciativas anteriores de mapeamento. As notações mais utilizadas atualmente são a BPMN (Business Process Management Notation) e a EPC (Event Process Chain).

Na medida em que o trabalho de levantamento e documentação vai se desenrolando, o volume de conceitos, relacionamentos e modelos cresce de forma que em pouco tempo torna-se impraticável manter a consistência e a coerência entre eles.

Ferramenta para modelagem de processos

Dessa forma, o apoio computacional (ferramenta) também é imprescindível, pois o volume de informações manipuladas pode crescer exponencialmente. A ferramenta ajudará na elaboração e manutenção dos modelos de processos e também permitirá maior transparência na documentação, já que se torna um repositório dos ativos de processos da organização.

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A escolha desses quatro pilares não ocorre de forma independente. Muitas vezes a escolha de um determina ou, pelo menos, restringe a possibilidade de escolha dos outros. Por exemplo, a maioria das ferramentas traz implícita uma notação ou um conjunto finito delas.

Se a ferramenta permitir o uso de diferentes notações, então existirá alguma opção de escolha da notação. Caso contrário, a notação será automaticamente definida no momento da escolha da ferramenta. De forma análoga, se houver uma necessidade forte de utilização de uma determinada notação, o número de opções de ferramentas será restrito, restando apenas aquelas que permitam a utilização da notação em questão.

Já o meta-modelo e o método estão interligados, pois cada etapa do método fará referência a um conjunto de informações do meta-modelo. Ao se especificarem as atividades que deverão ser conduzidas, ou seja, o método, será necessário conhecer as informações que serão levantadas, ou seja, o meta-modelo.

Referências

MAGDALENO, A. M.; CAPPELLI, C.; BAIÃO, F.; et al., 2007, Uma Estratégia para Gestão Integrada de Processos e Tecnologia da Informação através da Modelagem de Processos de Negócio em Organizações, Revista Cientefico – Faculdade Ruy Barbosa, pp. 45–53.

SHARP, A.; MCDERMOTT, P., 2001, Workflow Modeling: Tools for Process Improvement and Application Development. 1st ed. Artech House Publishers.