Costumo dizer que encontramos um documento físico mal arquivado durante uma ‘limpa’, aquele dia em que organizamos todas as gavetas. No entanto, atualmente, a maioria das empresas cria documentos de forma digital, o que não diminui o problema: se você nomeia ou classifica um documento de maneira equivocada, os mecanismos de busca não o localizarão posteriormente, tornando sua recuperação praticamente impossível.

Além disso, a falta de regras e padronizações habituais para documentos, juntamente com a necessidade de um ambiente colaborativo, tende a criar um ambiente caótico e com pouco controle. Esse caos muitas vezes só é percebido quando há um sério impacto de prazo e/ou financeiro, causado pela dificuldade de localização ou perda de um documento, pelo uso de versões erradas ou pela falta de aprovação no tempo adequado. Portanto, é essencial implantar uma boa Gestão Documental!

O que é Gestão Eletrônica de Documentos (GED)?

Muitos pensam que a Gestão Eletrônica de Documentos é apenas a digitalização de documentos, mas ela vai além disso. Atualmente, a maioria das empresas cria documentos de forma digital. A GED envolve controlar todo o ciclo de vida de um documento, desde a sua criação, passando pela nomenclatura, indexação, revisões, aprovações, assinaturas, guarda e descarte seguros, independentemente do meio em que foi produzido, seja físico ou digital, e abrange todos os tipos de documentos, como relatórios, faturas, plantas, e-mails, formulários, fotografias, áudios, vídeos, entre outros.

Várias tecnologias compõem uma solução de Gestão Eletrônica de Documentos, sendo as mais comuns as seguintes:

• Document Management (DM): gerencia documentos de forma abrangente, desde a geração até o descarte, permitindo o acesso seguro às informações.
• Document Imaging (DI): realiza a digitalização, convertendo documentos do meio físico para o digital.
• OCR/ICR: executa o reconhecimento ótico de caracteres e o reconhecimento inteligente de caracteres a partir de uma imagem, folhas impressas ou escrita à mão.
• Workflow: organiza fluxos de trabalho com tarefas, trâmites, atribuições, prazos e documentos. O BPM está presente nesse contexto!
• Forms Processing: lê informações em formulários e redireciona para campos específicos nos bancos de dados.

Passos gerais para implantar o GED

O primeiro passo para uma boa implantação de Gestão Eletrônica de Documentos é o mapeamento do fluxo documental. Qualquer documento tem um trâmite e este deve ser identificado em todos os detalhes, por exemplo: quem cria, quando e por quê ele é criado, que código recebe para nomenclatura, para onde vai, quem revisa, quem aprova, cadeia de assinaturas, quando tempo fica em cada uma das etapas, onde e como é armazenado, tempo de guarda, confidencialidade e etc.

A partir desse mapeamento, também deve haver o registro de como cada um dos envolvidos recupera um documento. Essa ação é fundamental para a correta codificação, pois áreas diferentes podem buscar por códigos de recuperação diferentes e, se concentrar somente no criador ou no responsável pela guarda, pode ser um erro que inviabiliza a utilização diária da informação por alguma parte da empresa.

Outra parte essencial que surge do mapeamento são os critérios de segurança para cada tipo documental identificado. Esses critérios garantem o acesso confiável ao documento e que apenas as pessoas com autorização poderão ler, editar, revisar, aprovar e assinar cada um deles especificamente. Essa questão sempre teve importância para garantir a segurança das informações das empresas e de seus clientes e, atualmente, é ainda mais crucial para atender aos requisitos da Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD.

Com todas essas informações identificadas, podemos iniciar a customização de um sistema de gestão documental, chamado de DMS – Document Management System. Essa customização envolve a criação dos fluxos, tipos documentais, permissões e interfaces de inserção de documentos na ferramenta escolhida. Em seguida, inserimos os arquivos digitais no sistema, cada um com sua respectiva codificação.

Mas essa ainda não é a última etapa!

Depois dela, ainda existem etapas de tratamento e conferência dos dados, para se garantir que o documento foi classificado corretamente e, aí sim, ele pode ser liberado para toda a empresa.

Caso o documento esteja em meio físico, existe uma etapa adicional, que é a digitalização. E ela não é tão simples quanto parece: os documentos precisam ser retirados dos locais que estão armazenados de forma ordenada, separados em tipos, desmontados das pastas, retirados todos os grampos, digitalizados, classificados no sistema, remontados e novamente armazenados ou enviados para descarte, caso seja permitido, com registro.

A ligação fundamental entre GED e BPM

Não podemos realizar uma boa gestão documental sem considerar os processos de negócio!

Empresas criam documentos para atender a um ou mais requisitos de uma ou mais áreas. Muitas vezes, esses documentos também respondem a demandas externas à empresa, como interações com clientes, fornecedores ou órgãos governamentais.

Dada toda essa importância, o trâmite de cada documento deve ser claramente determinado e justificado desde a sua criação, para que siga o caminho adequado e atenda às necessidades no tempo apropriado.

A melhor forma de compreender essas etapas é por meio da identificação dos processos de negócio envolvidos, juntamente com os fluxos documentais. Usamos as técnicas de levantamento, tais como entrevistas, brainstorming, workshops e até a análise dos documentos em si, para formatação da codificação, por exemplo.

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Com isso, conseguimos identificar o motivo de criação, por onde os documentos tramitam e quem os manipula, dentre outras informações relevantes. Em seguida, modelamos os fluxos em uma ferramenta de BPM para permitir uma representação gráfica do fluxo documental junto ao processo de negócio, facilitando o entendimento dos envolvidos. Os envolvidos utilizam o fluxo desenhado na ferramenta de BPM para configurar o módulo de Workflow do GED.

Benefícios da implantação

Para concluir, podemos destacar os seguintes benefícios da implantação de uma solução de GED:

• Aumento da produtividade e colaboração, pela redução de tempo na busca de arquivos e facilidade de compartilhamento;
• Aceleração no tempo de atendimento aos clientes, no processo decisório e na interação entre empresas;
• Controle e registro automatizado de todas as etapas do processo e fluxo documental;
• Maior segurança e confiabilidade no acesso à informação;
• Atendimento a conformidade e requisitos legais, dando transparência nas ações da empresa;
• Sobra de espaço físico e menos gastos, com a redução das áreas utilizadas para armazenamento de documentos;
• Preservação do patrimônio documental;
• Redução no impacto ambiental e nos custos com cópias e impressões.