Introdução ao BPO e PMO

Tanto o Escritório de Processos de Negócio (BPO ou BPM Office – Business Process Management Office) quanto o Escritório de Gerenciamento de Projetos (PMO – Project Management Office) são funções comuns e essenciais ao sucesso de qualquer empresa. Embora ambos operem em cima de conceitos diferentes (processos x projetos) e possuam responsabilidades distintas, existem muitos pontos de convergência entre eles e até mesmo questionamentos sobre a possível competição entre essas duas funções.

Embora o BPO e o PMO possam parecer concorrentes na busca por recursos, é essencial superar essa visão limitada e reconhecer o potencial de colaboração estratégica entre eles. Ao invés de competir, essas funções podem trabalhar em conjunto, compartilhando conhecimentos, insights e melhores práticas para impulsionar a excelência nos processos e projetos. Ao adotar uma abordagem colaborativa, a integração entre eles permite que trabalhem juntos e compartilhem informações sobre suas respectivas áreas de especialização, obtendo benefícios significativos.

Ambos os escritórios são responsáveis por melhorar a eficiência da organização e alinhar suas atividades com os objetivos estratégicos. Além disso, eles trabalham para implementar as melhores práticas e para colaborar com outras áreas da empresa. Contudo, para avaliar seu impacto no ambiente corporativo, a organização precisa saber como adotá-los corretamente.

O PMO é responsável pela gestão dos projetos e assegura que sejam entregues dentro do prazo, orçamento e qualidade. Para isso, ele fornece aos gerentes de projetos as ferramentas e técnicas necessárias, bem como orientação e suporte. Já o BPO é responsável por identificar, analisar e melhorar os processos da organização.

Afinal, o que é BPO (Business Process Office – Escritório de Processos de Negócio)?

O BPO, ou BPM Office, é o Embaixador do BPM dentro das empresas. Ele é responsável por modelar, analisar, melhorar e gerir os processos de negócio visando aumentar a eficiência e reduzir custos.

Como Embaixador do BPM, uma das principais características do seu papel é ser o ponto focal de BPM, sendo reconhecido como a principal fonte de conhecimento e expertise em processos. O Escritório de Processos finca a bandeira dos processos dentro da empresa. Ele é a primeira referência que vem à mente quando se pensa em BPM na empresa. Além disso, ele atua como um facilitador, promovendo a integração entre as diferentes áreas e quebrando as barreiras existentes. É ele quem ajuda a vencer resistências e a promover uma cultura de gestão por processos. 

Outra responsabilidade importante é a de ser o guardião dos processos, protegendo a Cadeia de Valor, a Arquitetura de Processos da organização e os próprios processos como ativos valiosos. Ele busca garantir a segurança, a confidencialidade dos dados e a atualização dos processos, evitando que fiquem apenas “trancados em um cofre”.

Em resumo, o Escritório de Processos tem a missão de representar, promover e impulsionar a gestão de processos dentro das empresas. Neste sentido,  ele vai buscar disseminar o conhecimento sobre o BPM (através de praticas como, por exemplo, palestras, eventos  e compartilhamento das boas práticas em modelagem, melhoria e transformação de processos). 

Com suas ações, ele contribui para a criação de uma cultura de excelência em processos e para o alcance de melhores resultados organizacionais.

Benefícios do BPO (Business Process Office):

Para as empresas, quais são as vantagens de ter um BPO funcionando?

1. Eficiência operacional: ao otimizar os processos, a empresa ganha em produtividade, eliminação de retrabalho e redução de desperdícios;
   
2. Alinhamento estratégico: o BPO tem a responsabilidade de garantir que os processos de negócio estejam alinhados com a estratégia da empresa. Isso significa que as atividades e fluxos de trabalho são direcionados para alcançar os objetivos e metas organizacionais;
   
3. Melhoria contínua: O BPO adota uma abordagem de melhoria contínua, buscando constantemente maneiras de aprimorar os processos existentes. Isso envolve a identificação de gargalos, eliminação de atividades desnecessárias e implementação de melhores práticas;
   
4. Inovação e adaptabilidade: O BPO incentiva a inovação nos processos de negócio, buscando maneiras de torná-los mais eficientes, ágeis e alinhados com as demandas do mercado;
   
5. Visão holística da organização: O BPO possui uma visão holística da organização, pois analisa os processos em diferentes áreas. Isso facilita a identificação de oportunidades de integração, eliminação de redundâncias e melhoria da comunicação interna. Ao adotar essa visão ampla, o BPO promove uma maior colaboração entre as equipes e a sinergia entre os diferentes processos.

O que é PMO (Project Management Office)?

O PMO é uma função empresarial que tem como objetivo gerenciar os projetos da empresa de forma eficiente e eficaz. Assim, ele é responsável por definir e implementar processos, ferramentas e metodologias de gerenciamento de projetos para garantir que os projetos sejam concluídos dentro do prazo, orçamento e escopo.

O PMO pode ter diferentes níveis de complexidade e responsabilidades, dependendo das necessidades da empresa. Algumas das principais contribuições do PMO que podemos ressaltar são:

1. Definição de padrões e diretrizes: o PMO é responsável por definir padrões e diretrizes para o gerenciamento de projetos na organização. Esses padrões incluem modelos de documentos, procedimentos de trabalho e ferramentas utilizadas pelos gerentes de projetos nos projetos da organização;
   
2. Acompanhamento do desempenho dos projetos: o PMO monitora o desempenho dos projetos em relação aos objetivos definidos, identifica desvios e toma as medidas necessárias para garantir que o projeto seja entregue dentro do prazo e orçamento;
   
3. Gestão de recursos: o PMO ajuda a gerenciar os recursos (financeiros, humanos e materiais) necessários para os projetos, garantindo que estejam disponíveis no momento certo e na quantidade certa para garantir o sucesso do projeto;
   
4. Gestão de riscos: o PMO identifica e gerencia os riscos relacionados aos projetos da organização, definindo estratégias para minimizar os impactos negativos.

Benefícios do PMO (Project Management Office):

Por sua vez, o PMO também traz contribuições relevantes para as organizações: 

1. Melhoria na gestão de projetos: o PMO é responsável por definir as melhores práticas e metodologias de gestão de projetos, aumentando a eficiência e eficácia na execução dos mesmos;
   
2. Maior alinhamento estratégico: o PMO auxilia na definição dos objetivos estratégicos da empresa e na seleção de projetos que estejam alinhados com esses objetivos;
   
3. Melhoria na tomada de decisão: o PMO fornece informações precisas e atualizadas sobre o andamento dos projetos, auxiliando a tomada de decisão por parte da alta gestão;
   
4. Redução de riscos: o PMO identifica possíveis riscos nos projetos e toma medidas para minimizá-los ou eliminá-los, reduzindo a probabilidade de falhas e atrasos;
   
5. Aumento da produtividade: com a gestão adequada dos projetos, é possível aumentar a produtividade dos colaboradores e da empresa como um todo, entregando projetos no prazo e com qualidade.

Diferenças entre BPO e PMO: 

Uma vez que já entendemos a relevância e importância das duas estruturas, pode surgir a seguinte dúvida: BPO e PMO são a mesma coisa? 

Não, o Escritório de Processos e o Escritório de Gerenciamento de Projetos não são a mesma coisa e suas funções e objetivos são diferentes. Embora as duas estruturas possam ter algumas atividades em comum, elas se concentram em aspectos diferentes da gestão organizacional. Esta confusão muitas vezes acontece porque é comum vermos o BPO e PMO se comunicarem e colaborarem trabalhando alinhados dentro das empresas.

Então, quais são as principais diferenças entre os dois Escritórios? 

1. Áreas de atuação: O BPO atua nos processos, enquanto o PMO se concentra especificamente nos projetos.

2. Responsabilidades: O BPO é responsável por aprimorar os processos de negócio, enquanto o PMO busca que todos os projetos da empresa sejam gerenciados de forma consistente e eficiente.

3. Abordagem: O BPO geralmente trabalha com uma abordagem de melhoria contínua, buscando constantemente maneiras de aprimorar os processos existentes. O PMO, por outro lado, trabalha com uma abordagem de gerenciamento de projetos, adotando práticas e ferramentas para garantir que os projetos sejam concluídos com sucesso.
   
4. Equipes: O BPO geralmente é composto por especialistas em processos, enquanto o PMO é composto por gerentes de projeto. 

Unindo Forças: integração entre BPO e PMO

Embora essas duas áreas tenham focos diferentes, é interessante observar as características em comum que elas compartilham. Essas semelhanças podem promover uma sinergia valiosa e contribuir para o sucesso das iniciativas organizacionais. Algumas características que aproximam o BPO e o PMO, destacando a importância dessa união estratégica são:

1. Melhoria da eficiência organizacional: tanto o PMO quanto o BPO estão focados em melhorar a eficiência e a efetividade em suas respectivas áreas de atuação. O PMO visa melhorar a eficiência da entrega de projetos, enquanto o BPO trabalha para otimizar e simplificar os processos de negócio;
   
2. Alinhamento com os objetivos organizacionais: ambos os escritórios são responsáveis por garantir que suas atividades (sejam em projetos ou em processos) estejam alinhadas com os objetivos e metas da empresa;
   
3. Implementação de melhores práticas: BPO e PMO desempenham um papel na implementação de melhores práticas no gerenciamento de projetos ou de processos de negócio;
   
4. Integração de processos: O PMO pode ajudar o BPO a integrar as melhores práticas de gestão de projetos nos projetos de BPM, melhorando a eficiência da entrega do projeto. Por sua vez, o BPO pode ajudar o PMO a garantir que os projetos estejam alinhados aos processos da organização, reduzindo ineficiências e melhorando os resultados;
   
5. Compartilhamento de conhecimento e experiência: Por exemplo, o BPO pode fornecer ao PMO insights sobre técnicas de melhoria de processos de negócio, enquanto o PMO pode contribuir com o BPO na aplicação das melhores práticas de gestão de projetos;
   
6. Colaboração em iniciativas organizacionais estratégicas: No caso de projetos estratégicos, o PMO e o BPO podem alinhar esforços trocando expertises e experiências que beneficiem os resultados para a empresa;
   
7. Treinamento: PMO e BPO podem colaborar em iniciativas de capacitação para melhorar as habilidades e conhecimentos de suas equipes para alcançar seus objetivos e metas.

BPO vs PMO: Competição por recursos ou colaboração estratégica?

Frequentemente, ao discutir a implementação de um BPO e PMO em uma organização, surge o questionamento sobre a possível competição entre essas duas funções. Afinal, ambos os escritórios possuem papéis cruciais na gestão de processos e projetos, o que pode levar a uma percepção equivocada de que são ˜inimigos˜ em uma luta por recursos e pelo destaque na atuação da gestão da empresa. No entanto, é importante considerar que essa visão simplista não reflete a realidade.

Embora eles possam compartilhar recursos semelhantes, como Analistas, Especialistas e ferramentas, é fundamental compreender que suas responsabilidades são distintas. Em vez de competir, essas funções podem se complementar e colaborar de maneira estratégica, maximizando os resultados organizacionais.

Ou seja, é mais produtivo considerar como podem trabalhar juntos em benefício da empresa do que serem adversários. O BPO pode fornecer informações valiosas sobre os processos de negócio, identificando gargalos, ineficiências e oportunidades de melhoria. Esses insights podem ser compartilhados com o PMO, que pode utilizá-los para otimizar o planejamento e execução dos projetos, alinhando-os às necessidades e prioridades dos processos organizacionais.

A integração entre o BPO e o PMO pode trazer ainda mais benefícios. Por exemplo, o BPO pode colaborar com o PMO fornecendo informações sobre os processos de negócio afetados pelos projetos em andamento. Isso permite uma visão integrada, onde os projetos são planejados considerando a realidade dos processos existentes, evitando conflitos e retrabalho. Além disso, o PMO pode apoiar o BPO na implementação das mudanças identificadas, garantindo que sejam adequadamente gerenciadas e monitoradas ao longo do tempo.

Por fim, o BPO e o PMO podem colaborar no desenvolvimento e implementação de metodologias e melhores práticas de gestão organizacional e promovendo também a gestão do conhecimento. Essa colaboração estratégica pode resultar em maior sinergia e alinhamento entre processos e projetos.

Certificações dos Profissionais, Instituições e Corpo de Conhecimento 

Uma certificação pode ser um grande diferencial para quem busca se destacar na carreira. A certificação mostra que o profissional possui as habilidades e conhecimentos naquele campo de atuação. As certificações ajudam a estabelecer credibilidade e demonstrar competência. Além disso, a obtenção de uma certificação pode abrir portas para novas oportunidades de carreira e aumentar o potencial de ganhos.

Nas duas  áreas – Gestão de Processos e Gestão de Projetos – vemos o mercado reconhecendo a importância da certificação do profissional. Além disso, em ambos os casos, a certificação é outorgada por uma instituição reconhecida internacionalmente. Por fim, outra similaridade é que existe uma “bíblia”, ou seja, um corpo de conhecimento que resume os principais conceitos, que é usada como referência-chave para a certificação.  

A certificação do profissional de processos mais conhecida atualmente é a Certified Business Process Professional (CBPP). A certificação CBPP é oferecida pela Association of Business Process Management Professionals (ABPMP), e é projetada para profissionais que desejam aprimorar suas habilidades em BPM. Esta certificação é baseada no BPM CBoK, um corpo de conhecimento sobre a área de gestão de processos de negócio.

Por sua vez, a certificação mais reconhecida no mercado global de gerenciamento de projetos é a Project Management Professional (PMP). A certificação PMP é oferecida pelo Project Management Institute (PMI) e é baseada no PMBOK (Project Management Body of Knowledge), que é um guia de boas práticas em gerenciamento de projetos.

Conclusão

Diante do exposto, podemos concluir que o BPO e PMO devem trabalhar em estreita colaboração para alcançar as metas, melhorar a governança de negócios, as tomadas de decisão e até a satisfação do cliente. Portanto, ao invés de inimigos, o BPO e o PMO devem ser tratados como aliados na busca pelo sucesso nas empresas.

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