Introdução

Certamente, talvez você já esteja familiarizado com o gráfico de burndown, uma ferramenta essencial das metodologias ágeis, como o Scrum, que, por sua vez, permite visualizar o andamento de uma sprint de maneira clara e objetiva. Além disso, nós, da dheka, desenvolvemos um template exclusivo, que facilita consideravelmente o uso dessa técnica, possibilitando acompanhar de forma mais eficaz a sprint de processos do seu projeto de BPM!

O que é gráfico de burndown? A área de BPM Ágil utiliza essa técnica, aproveitando os princípios de desenvolvimento ágil de software para o mundo do BPM. Ao unir os conceitos ágeis à Gestão de Processos, ela traz diversos benefícios aos projetos de BPM, como, por exemplo: a presença do cliente, a capacidade de adaptação e entregas frequentes.

Como utilizar o template?

1. Estabeleça a duração da sua Sprint de Processos

Uma sprint de processos é o tempo determinado para uma iteração. Você deve definir a duração da sua sprint de processos de acordo com as suas estimativas e o seu planejamento. É importante destacar que um sprint de processos não significa que devemos apenas pegar o conjunto de processos do meu escopo e dividir em entregas parciais. Devemos balancear o peso das atividades para que cada iteração traga uma entrega que agregue valor ao cliente no final daquela sprint.

Ao preparar seu gráfico de burndown para acompanhar um sprint de processos utilizando o template, coloque os dias de trabalho da sprint na primeira linha da tabela. Lembre-se de excluir os finais de semana da planilha, caso seu projeto BPM não os contemple.

2. Estabeleça a pontuação

Você deve estimar quantos pontos cabem em uma sprint de processos considerando-se:

• Tamanho/complexidades dos processos;
• Atividades que devem ser realizadas (levantamento, modelagem, validação, análise, melhoria, automação de processos, etc.).
• Quais diagramas (Cadeia de Valor, Fluxo de Processo, Detalhamento de Atividades e etc.) deverão ser construídos e entregues no projeto de BPM.

Ao invés de levantar todos os processos em uma sprint e modelá-los na seguinte, nós avançamos um pouco em cada etapa a cada sprint de processos. Também avaliamos a complexidade de cada processo antes de incluí-lo na sprint.

Por exemplo, em um projeto de BPM que engloba somente o AS-IS (levantamento, modelagem e validação), você pode definir que uma entrevista de levantamento vale 1 ponto, a modelagem vale 1 ponto e a validação vale 1 ponto. Assim, ao concluir cada processo, você contabiliza 3 pontos.

3. Liste os processos da sprint de processos

Liste os processos que você incluirá na sprint na primeira coluna e atribua o número de pontos relativos a cada processo na segunda coluna.

4. Preencha os pontos diariamente conforme o andamento da sua sprint de processos

Adicione pontos na planilha, marcando quantos pontos você marcou em cada dia, na célula correspondente ao processo. Por exemplo, no projeto de BPM, se você realizou a entrevista do Processo 8 no primeiro dia, marque 1 ponto na célula correspondente ao Processo 8 no primeiro dia da sprint, já que a entrevista vale 1 ponto. Se você realizou tanto a entrevista quanto a modelagem do Processo 8 no primeiro dia da sprint de processos, marque 2 pontos na célula correspondente a esse dia e esse processo.

5. Agora é só acompanhar a sprint do seu projeto de BPM!

Para entender o gráfico é muito simples! A linha amarela de decaimento linear representa o previsto, ou seja, como a sprint foi planejada para acontecer. A linha roxa do gráfico representa o desempenho real do projeto, ou seja, quantos pontos foram executados de acordo com os pontos marcados na tabela.

Para saber se você está atrasado ou adiantado na sua sprint basta comparar a linha de desempenho real com a linha do planejado:

• Caso a linha de pontos executados (roxa) esteja acima da linha que representa o desempenho planejado (amarela), significa que a sprint está atrasada. Isso ocorre porque o gráfico de burndown inicia com o total de pontos a serem feitos (ou queimados, como o nome “burndown” sugere) e, conforme os dias vão passando e os pontos forem completados, eles são subtraídos do gráfico de execução. Portanto, se no dia 10 o desempenho planejado for: “Restam 15 pontos a fazer” e nesse dia o desempenho executado de fato for “Restam 20 pontos a fazer”, a linha que representa o desempenho executado estará acima do planejado, ou seja, a sprint de processos está atrasada.

• Se no gráfico, a linha de desempenho executado estiver abaixo da linha de planejado, isso significa que foram executados mais pontos do que o planejado e, portanto, a sprint de processos está adiantada! Parabéns!

• Caso as linhas estejam convergindo, sua sprint está seguindo exatamente conforme o planejado!

Conte a sua experiência com o ebook de Gráfico de Burndown para Sprint de Processos. Mande seus comentários para o nosso e-mail de contato!