Introdução

Gerenciar o tempo e as atividades de um projeto de BPM (Business Process Management) é essencial para garantir o seu sucesso. Além disso, um cronograma bem elaborado ajuda a definir o que precisa ser feito, quando deve ser feito e a ordem de execução das tarefas. Para facilitar a criação do seu cronograma, disponibilizamos um template, que pode ser adaptado conforme a necessidade do seu projeto.

Perguntas fundamentais:

Um Cronograma de Projeto de BPM bem elaborado deve responder à quatro perguntas fundamentais:

1. O que você precisa ser feito?
2. Quando você precisa fazer isso?
3. Em que ordem você deve realizar as tarefas?
4. Quem é o responsável por cada tarefa?

O que é um Cronograma de Projeto de BPM?

Um cronograma de projeto de BPM é uma ferramenta que organiza e visualiza as atividades, prazos e responsabilidades ao longo do tempo. Ele permite acompanhar o progresso do projeto, identificar marcos importantes e assegurar que todas as etapas sejam concluídas conforme planejado.

A criação do cronograma pode seguir abordagens tradicionais ou ágeis, dependendo da natureza do projeto e da cultura organizacional.

• Na abordagem tradicional, a equipe define detalhadamente o cronograma no início do projeto e segue um plano bem estruturado.
• Já na abordagem ágil, a equipe adapta o cronograma por sprint, trabalhando de forma iterativa, permitindo maior flexibilidade conforme o projeto evolui.

Principais Componentes do Cronograma de Projeto de BPM

1. Tarefas: Para alcançar os objetivos do projeto, precisamos realizar as tarefas necessárias. No nosso template, você encontrará uma lista de tarefas comuns em projetos de BPM, como análise, modelagem e redesenho de processos.
2. Duração: O tempo estimado para a realização de cada tarefa. É importante calcular a duração com base em estimativas realistas para evitar atrasos.
3. Dependências: Algumas tarefas dependem da conclusão de outras para serem iniciadas. As dependências ajudam a organizar a sequência lógica das atividades.
4. Responsáveis: Atribuir responsáveis por cada tarefa garante que todos saibam suas responsabilidades e possam gerenciar melhor seu tempo.
5. Marcos (Milestones): Pontos importantes no cronograma que indicam a conclusão de fases cruciais do projeto. Eles permitem avaliar o progresso e tomar decisões estratégicas.

Marcos do Projeto (Milestones)

Os marcos do projeto, ou milestones, são pontos de controle importantes que ajudam a monitorar o progresso do projeto. Os milestones são fundamentais para identificar se o projeto está dentro do prazo e para facilitar a comunicação com os stakeholders.

Exemplos de Marcos em Projetos de BPM

• Início do Projeto
• Conclusão do Planejamento
• Validação do AS-IS
• Finalização da Análise AS-IS
• Conclusão do Redesenho TO-BE
• Validação do TO-BE

Gráfico de Gantt

O Gráfico de Gantt é uma ferramenta visual fundamental para a gestão de cronogramas. Ele mostra as tarefas ao longo do tempo, facilitando a visualização das datas de início e término, bem como a duração de cada tarefa. A estrutura típica de um Gráfico de Gantt inclui:

• Eixo horizontal: Representa a linha do tempo do projeto (dias, semanas, meses).
• Eixo vertical: Lista as tarefas do projeto.

Como Ler um Gráfico de Gantt

Para ler um Gráfico de Gantt, observe as barras horizontais que indicam a duração das atividades. As linhas que conectam as barras representam as dependências entre as atividades. Ler o gráfico corretamente permite entender a sequência das atividades e os prazos do projeto.

Dependências de Tarefas

As tarefas em um projeto BPM podem ter dependências, que são relações de precedência entre as atividades. Existem dois tipos principais de dependências:

• Dependências Lógicas: Baseiam-se na lógica do fluxo de trabalho, onde uma tarefa precisa ser concluída antes que outra possa começar. Por exemplo, a equipe deve concluir a análise de requisitos antes de iniciar o desenho do processo.
• Dependências de Recursos: Relacionadas à disponibilidade dos recursos necessários para executar as tarefas. Por exemplo, um analista de processos só pode iniciar uma tarefa após concluir outra.

Caminho Crítico

O caminho crítico é o conjunto de tarefas que, por sua vez, determina a duração total do projeto. Assim, qualquer atraso nas tarefas do caminho crítico resultará em um atraso no projeto. Portanto, identificar o caminho crítico é essencial para a gestão eficaz do tempo e dos recursos.

Como Usar o Template de Cronograma de BPM

1. Baixe o Template: Faça o download do template.
2. Personalize as Tarefas: Adapte a lista de tarefas de acordo com as necessidades específicas do seu projeto. O arquivo editável está em formato .mpp para ser editado com o Microsoft Project. Caso você não tenha a ferramenta, você ainda consegue consultar o template em pdf para se inspirar e criar o seu próprio cronograma na ferramenta de sua preferência.
3. Defina a Duração: Insira a duração estimada para cada tarefa.
4. Estabeleça Dependências: Configure as dependências entre as tarefas para refletir a sequência lógica.
5. Atribua Responsáveis: Especifique quem será responsável por cada tarefa.
6. Estabeleça os Marcos: Identifique os marcos importantes e insira-os no cronograma.
7. Revise e Atualize: Periodicamente, revise e atualize o cronograma conforme o progresso do projeto.

Conclusão

Elaborar um cronograma de projeto BPM envolve, primeiramente, detalhamento e planejamento. Além disso, é essencial utilizar ferramentas adequadas para garantir que todas as atividades sejam realizadas no tempo certo e com os recursos disponíveis. O uso de marcos, gráficos de Gantt e a identificação do caminho crítico, por sua vez, são elementos-chave para o sucesso do projeto.