Conhecimento

Um órgão público, responsável pela Gestão de Documentos no âmbito federal, confiou à dheka a tarefa de modelar a situação atual (AS-IS) e propor melhorias (TO-BE) para 10 de seus processos críticos. Em um contexto onde a eficiência na gestão documental impacta diretamente a preservação histórica e a transparência pública, garantir que os processos estejam otimizados e atualizados foi essencial.

>> Desafio<<

Dada a grande variedade de computadores, mídias digitais, formatos e softwares utilizados nos trabalhos do governo, bem como a quantidade de documentos digitais produzidos através de inúmeros softwares e formatos, foi necessário criar algumas iniciativas para enfrentar os problemas que afetam os documentos arquivísticos digitais. 

Visando a gestão, preservação e acesso ao acervo composto por documentos arquivísticos digitais e convencionais produzidos e acumulados pelos órgãos e entidades do Poder Executivo Federal, esta instituição se dispôs a enfrentar os seguintes desafios típicos:

• Aumento da vulnerabilidade do acervo, resultando em risco na capacidade operacional;
• Possível perda de documentos digitais em caso de incidentes e acidentes em virtude da ausência de gerenciamento de processos;
• Limitação da interlocução entre os atores da instituição que participam dos diversos processos, dificultando o tratamento e o acesso final aos documentos digitais e não digitais;
• Necessidade de engajar as equipes em práticas de gestão de processos e preparar o caminho para melhorias futuras.

Diante deste cenário, a organização precisava rever e planejar seus processos em curto, médio e longo prazos, com uma visão holística e alinhada à estratégia da Instituição. Desta forma, era necessário identificar, modelar, analisar, propor melhorias e traçar um plano de implantação para 04 macroprocessos compostos por 10 processos no total. 

>> Cenário Problema <<

Ainda que a visão estivesse clara, faltavam recursos humanos internos qualificados para liderar e executar este projeto de Transformação. Assim, através da uma licitação, a entidade selecionou a dheka para esta missão, visando atender ao alto nível de exigência regulatória para gestão documental pública e combater os principais desafios:

– Processos desatualizados e pouco documentados com informações essenciais dispersas e não padronizadas;

– Dificuldades de interface e comunicação entre as áreas;

– Riscos nos níveis de segurança e disponibilidade dos documentos arquivísticos digitais;

– Carência de atividades mais eficientes (melhor uso dos recursos), eficazes (melhor atingimento de resultados) e efetivas (que causem impactos reais positivos e que beneficiem diretamente a sociedade);

– Carência de dados necessários para o planejamento de investimento em capacitação específica de servidores.

>> Solução <<

A parceria com a dheka trouxe uma abordagem estruturada para a modelagem e melhoria dos processos. O projeto foi conduzido da seguinte forma:

• Identificação de 04 macroprocessos e desdobramento em 10 processos.
• Modelagem AS-IS detalhada: Através de entrevistas, workshops e levantamento da documentação existente, os processos foram detalhados no conjunto de atividades que os compõem. Os processos modelados foram validados e ajustados para garantir que o seu entendimento está correto. Todos os processos foram modelados utilizando BPMN, assegurando clareza e conformidade com padrões internacionais.
• Análise da Situação Atual (AS-IS): através de sessões interativas com as equipes internas e adotando a técnica de Dimensões de Análise do Processo, foram identificados os pontos fortes e as oportunidades de melhorias do processo alinhadas às metas de eficiência e Compliance.
• Redesenho do Processo (TO-BE): Os processos futuros (TO-BE) foram detalhados, levando em consideração as premissas e restrições dos executivos do projeto e incorporando as melhorias propostas. 
• Elaboração de Planos de Implantação: De acordo com as propostas de otimização e transformação de cada processo, foram elaborados os planos de implantação com sugestões e recomendações para que a instituição tire o TO-BE do papel.
• Acompanhamento: reuniões semanais e relatórios de status report, garantindo a transparência e o engajamento das partes envolvidas.

>> Benefícios e Resultados<<

– Projeto conduzido de forma alinhada com as definições estratégicas da Instituição;

– 10 processos AS-IS modelados e entregues;

– 10 processos AS-IS analisados;

– Dezenas de melhorias propostas;

– 10 processos TO-BE transformados;

– 10 planos de implantação detalhados.

Este resultado também pode ser seu! Quer transformar os seus processos com a ajuda da dheka? Fale com a gente: contato@dheka.com.br