Introdução

Você se lembra do ciclo BPM? Ele tem seis etapas e se inicia na fase de projeto, que contempla algumas atividades muito importantes e uma dessas partes é o planejamento de um projeto de BPM.

Planejamento de projeto de BPM

Quando falamos de um planejamento de projeto, sempre devemos considerar as quatro dimensões: escopo, prazo, custo e qualidade. Em um projeto de BPM, também precisamos nos preocupar com essas quatro dimensões: devemos esclarecer o escopo do projeto, ou seja, o que precisamos fazer para atender o nosso cliente; o prazo, ou seja, quanto tempo iremos levar do início ao fim do projeto; o custo, que indica quanto cobraremos para realizar esse projeto; e a qualidade, ou seja, quais são as expectativas de qualidade para a realização desse projeto. Essas dimensões são iguais para todos os projetos, porém para os projetos de BPM, além de considerarmos esses aspectos, também precisamos nos preocupar com alguns outros.

Método, meta-modelo, notação e ferramenta

Em relação ao escopo, quando falamos de um projeto de BPM, precisamos definir quais métodos, meta-modelos, notações e ferramentas de modelagem de processos iremos utilizar no projeto.

Método

O método está relacionado à abordagem que o projeto de BPM em questão utilizará. Em alguns casos, as empresas podem escolher um método que seja uma referência da literatura ou do mercado, mas algumas empresas podem ter seus próprios métodos. E por que isso interfere no escopo? Isso acontece porque o método irá determinar quais etapas a empresa seguirá e isso influenciará no planejamento, no cronograma do projeto, no prazo e, consequentemente, terá influência também no custo do projeto.

Meta-modelo

O segundo item é o meta-modelo, que na prática determina quais diagramas e informações levantaremos e modelaremos no meu processo. Podemos entender a escolha dos diagramas através de uma analogia com um cardápio de processos – durante a modelagem de processos, podemos criar vários diagramas. Por exemplo, podemos criar: diagrama de objetivos, organograma, cadeia de valor, diagrama de localização, glossário, fluxo do processo ou detalhamento das atividades. Mas será que tudo isso está incluído no meu escopo? Devemos considerar que quanto mais diagramas adicionarmos no escopo, mais completa será a modelagem, porém levará mais tempo e custará mais caro. Em um restaurante, quando consultamos o cardápio, também podemos escolher entre pedir somente uma salada, pedir um prato completo ou apreciar todo o menu degustação. Tudo depende do tamanho da sua fome e do seu poder aquisitivo!

No que diz respeito aos elementos que serão adotados na modelagem de processos: o foco será somente nos atores, atividades e artefatos envolvidos no processo? Ou também incluiremos outros elementos como, por exemplo, indicadores, riscos, regras de negócio e requisitos? Quanto mais elementos e diagramas incluirmos no meta-modelo, mais demorado e mais caro se torna o meu projeto de BPM. Portanto, devemos escolher o meta-modelo com base no objetivo do projeto. Além disso, esses elementos devem relacionar-se com a notação de processos que iremos utilizar.

Notação

Devemos utilizar a notação (EPC? BPMN?) porque as possibilidades que a linguagem de processos oferece devem acompanhar os elementos do meta-modelo. Isso também faz parte do meu escopo, pois eu defino os diagramas possíveis de criar e o grau de formalismo da modelagem de processos.

Ferramenta

Por fim, devemos considerar a ferramenta de modelagem que deve acompanhar o meta-modelo e a notação porque a ferramenta selecionada deve ser capaz de modelar os processos usando o meta-modelo e a notação escolhida. 

Escopo de processos

O escopo se refere ao que o cliente acordou: o projeto aborda apenas a modelagem dos processos AS-IS ou também inclui o TO-BE? Até que nível detalharemos a modelagem dos processos? Quais são os processos da Cadeia de Valor da empresa incluídos no escopo da minha modelagem? Vamos modelar todos os processos da empresa ou apenas alguns selecionados? Quais processos priorizamos para modelagem?

Conclusão

Essas são as etapas a serem levadas em consideração na etapa de planejamento de um projeto de BPM e tudo isso será refletido em um plano de projeto e um cronograma do projeto. Quando temos tudo isso pronto é o momento do encerramento da fase de projeto no ciclo de BPM e começar em seguida a fase de modelagem do AS-IS que é a próxima etapa do ciclo.