Automação de Processos

Automação de Processos é o uso de tecnologia para executar tarefas repetitivas ou complexas de forma eficiente, substituindo ou auxiliando o trabalho humano. A automação de processos não é apenas uma tendência; é uma necessidade estratégica para organizações que desejam se manter competitivas em um mercado dinâmico. Dessa forma, ela é fundamental para aumentar a produtividade e liberar recursos humanos para atividades mais intensivas em conhecimento, como inovação e relacionamento com o cliente.

A automação de processos representa o alicerce da eficiência operacional, proporcionando uma série de benefícios que impactam diretamente os resultados das empresas:

  • Redução de erros operacionais – Nada mais de processos manuais suscetíveis aos erros humanos;
  • Ganho de eficiência e produtividade – Tarefas executadas mais rapidamente, 24 horas por dia, sem interrupções;
  • Redução de custos – Embora a implementação de tecnologias de automação envolva um investimento inicial, o retorno a médio e longo prazo é significativo, porque reduz os custos com mão de obra para tarefas repetitivas, os gastos relacionados a erros e retrabalho e as perdas devido a processos manuais lentos;
  • Melhorias na experiência do cliente – Atender às expectativas dos clientes de respostas rápidas e serviços personalizados, oference suporte em tempo real e reduzindo o tempo de espera;
  • Crescimento e escalabilidade – Processos automatizados podem lidar com volumes maiores de trabalho sem perda de qualidade;
  • Conformidade e governança – Manter os processos em conformidade com regulamentos, criando rastros de auditoria automáticos e atendendo a padrões regulatórios;
  • Tomada de decisões baseada em dados – Com a automação, os processos geram dados em tempo real, que podem ser analisados para identificar gargalos, prever tendências e tomar decisões mais informadas, identificando oportunidades e agindo rapidamente.

Quatro formas mais comuns de automação:

Existem diversas formas de automatizar processos, cada uma com características específicas e aplicabilidades distintas.

O que é BPMS?

O Business Process Management System (ou Suite ou Software), em português Sistema de Gerenciamento de Processos de Negócio, corresponde a um conjunto integrado de ferramentas e tecnologias projetadas especificamente para modelar, executar, monitorar e otimizar processos de negócio. 

Um BPMS possui uma máquina de execução de processos que interpreta um modelo de processos e roteia as atividades apropriadamente aos seus executores. Ele não apenas executa tarefas automatizadas, mas permite que os usuários configurem fluxos de trabalho personalizados sem precisar de habilidades avançadas de programação. Geralmente, ele é é composto por alguns módulos ou componentes principais, embora possa haver variações entre diferentes sistemas.

Componentes do BPMS:

  • Modelador de Processos (Process Modeler): Permite aos usuários criar e modificar visualmente os processos de negócio. Geralmente é usado por analistas de processos para desenhar os fluxos de trabalho, definir atividades, decisões, eventos e integrações com outros sistemas.
  • Motor de Processo (Process Engine): Componente central que executa os processos, coordenando atividades, regras de negócio e fluxo de informações. Assim, controla o encaminhamento das tarefas, as condições de decisão e o gerenciamento de eventos.
  • Repositório de Processos (Process Repository): Onde os processos de negócios são armazenados. Nesse repositório, encontram-se as definições dos processos, incluindo informações detalhadas sobre as atividades, regras, formulários, integrações de sistemas e outros artefatos relacionados. Além disso, ele permite que os usuários acessem e, quando necessário, modifiquem as definições dos processos.
  • Motor de Regras (Rules Engine): Permite a definição e execução de regras de negócio no BPMS. Os usuários podem configurar condições e ações baseadas em lógica de negócios. Desse modo, o motor de regras é responsável por avaliar as condições definidas e aplicar as ações correspondentes durante a execução do processo.
  • Interface de Usuário (User Interface): Camada de interação entre os usuários e o BPMS. A interface de usuário fornece acesso aos processos de negócio, tarefas, formulários e relatórios. Ela pode ser uma interface web, um aplicativo móvel ou uma integração com outras ferramentas de produtividade, por exemplo.
  • Monitoramento e Análise (Monitoring and Analytics): Responsável pelo monitoramento e análise dos processos em execução. Ele coleta dados sobre o desempenho, tempos de execução, gargalos, erros e outras métricas relevantes. Com base nessas informações, gera relatórios e painéis, os quais, por sua vez, ajudam na otimização dos processos.

No entanto, é importante ressaltar que a arquitetura pode variar dependendo do fornecedor do BPMS. Além disso, alguns sistemas de BPMS podem incluir recursos adicionais, como integração de sistemas legados ou RPA.

BPMS vs iBPMS

BPMS (Business Process Management System) e iBPMS (Intelligent Business Process Management System) estão relacionados à Gestão de Processos de Negócio, mas possuem diferenças significativas.

Embora poderoso, o BPMS tradicional tem dificuldade em lidar com processos dinâmicos, não estruturados ou situações que exijam adaptação em tempo real.

O iBPMS é a evolução do BPMS, incorporando tecnologias avançadas como:

  • Inteligência Artificial (IA): Permite que a plataforma aprenda com os dados, detecte padrões e tome decisões em tempo real.
  • Big Data e Análise Avançada: Processa grandes volumes de dados para oferecer insights e prever tendências.
  • Robotic Process Automation (RPA): Automação robótica integrada para realizar tarefas manuais repetitivas.
  • Internet das Coisas (IoT): Conexão com dispositivos IoT para monitorar e reagir a eventos externos automaticamente.
  • Low-Code/No-Code: Interfaces intuitivas que permitem que usuários não técnicos criem e ajustem processos com facilidade.
  • Orquestração de Processos Dinâmicos: Lida com processos não estruturados e adaptativos, permitindo mudanças em tempo real.

O iBPMS é projetado para atender a ambientes complexos e dinâmicos, especialmente onde a automação tradicional não é suficiente. Além disso, ele combina a automação com inteligência, permitindo, assim, maior flexibilidade e capacidade de resposta às mudanças do ambiente de negócios.

Por outro lado, o BPMS é ideal para processos previsíveis e padronizados, como aprovações de contratos, gestão de pedidos ou controle de estoques. Em contrapartida, o iBPMS atenderá melhor ambientes voláteis, como a gestão de experiências do cliente, o monitoramento de eventos em tempo real ou processos que, por sua natureza, exigem alta adaptabilidade.

Os iBPMS são especialmente úteis em cenários complexos, principalmente nos quais os processos envolvem uma grande quantidade de dados, decisões complexas e interações com várias partes interessadas. Além disso, com a aplicação da inteligência artificial, eles podem analisar dados em tempo real, identificar padrões, tomar decisões automatizadas e até mesmo prever resultados futuros, ajudando as organizações a otimizarem seus processos de maneira mais inteligente e proativa.

Em resumo, o iBPMS representa uma abordagem mais avançada e inteligente para o gerenciamento de processos, impulsionando a transformação digital e a eficiência operacional.

Exemplos de Ferramentas de iBPMS

Quando se trata de selecionar a ferramenta de Intelligent Business Process Management System (iBPMS) certa para sua organização, é importante considerar que existem várias opções disponíveis no mercado. Por outro lado, cada ferramenta possui suas próprias características e funcionalidades exclusivas. A seguir, citaremos alguns exemplos de ferramentas de BPMS mais populares, apresentados em ordem alfabética e sem nenhum interesse comercial em nenhuma delas:

A seleção da ferramenta de BPMS certa é fundamental para o sucesso da automação de processos de negócio em sua organização. No entanto, com a vasta quantidade de opções disponíveis no mercado, selecionar a ferramenta certa pode ser um desafio. Então, como fazer esta seleção? Utilizando uma metodologia de Software Selection, para que você conduza esta escolha de forma sistemática e embasada.

10 Dicas para Escolher sua Ferramenta de BPMS:

  1. Defina seus objetivos e metas: Estabeleça metas claras para o que espera alcançar com a implementação de um BPMS. Quais são os ganhos esperados?
  1. Considere o tamanho e a complexidade da organização: Escolha uma ferramenta que possa lidar com o crescimento do seu negócio. Verifique se ela suporta expansão e um grande volume de processos.
  1. Avalie seus processos de negócio: Analise os processos existentes em sua organização que já passaram por melhorias e otimizações. Identifique quais processos são críticos e onde há oportunidades de automação e otimização com maiores possibilidades de impacto positivo.
  1. Flexibilidade e Personalização: É crucial que a ferramenta de BPMS seja flexível o suficiente para se adaptar aos seus processos e permita a personalização de fluxos de trabalho, formulários e regras de negócio.
  2. Usabilidade: Uma interface intuitiva e amigável é essencial para a adoção bem-sucedida da ferramenta por todos os usuários.
  3. Integração: Verifique se a ferramenta é compatível com os sistemas existentes em sua organização, como CRM, ERP e bancos de dados. A integração perfeita é fundamental para garantir a eficiência e consistência dos dados.
  4. Recursos de Automação: Avalie os recursos de automação oferecidos, como a capacidade de definir regras de negócio, roteamento automatizado, notificações e geração de relatórios. Quanto mais avançadas forem as opções de automação, maior será o potencial de eficiência.
  5. Gerenciamento de desempenho e monitoramento: Recursos para monitorar o desempenho dos processos em tempo real, gerar relatórios e fornecer insights valiosos. Recursos como painéis de controle personalizáveis, análises de dados e métricas de desempenho são cruciais para identificar áreas de melhoria.
  6. Segurança e controle de acesso: Avalie os recursos de segurança, como autenticação, criptografia e controle de acesso, para proteger os dados sensíveis da organização.
  7. Disponibilidade de suporte técnico: Verifique se há suporte técnico adequado, como documentação, tutoriais e atendimento local ao cliente.

Conclusão

A seleção de uma ferramenta de BPMS é, portanto, uma decisão estratégica para o sucesso da sua empresa. Dessa forma, ao considerar cuidadosamente os critérios mencionados, você estará mais bem preparado para escolher a solução adequada às suas necessidades específicas.

Além disso, com a adoção adequada e o envolvimento das partes interessadas, as ferramentas de BPMS podem, efetivamente, se tornar um diferencial competitivo, permitindo uma visão abrangente dos processos e, consequentemente, melhorando a tomada de decisões baseada em dados.

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