Introdução

BPM e Lean Startup. Vocês acham que dá para combinar esses dois conceitos? Tem uma frase do Leonardo Da Vinci que eu gosto muito: “Simplicidade é a sofisticação máxima”. Super concordo nisso. Vocês já perceberam como é mais difícil fazer as coisas de modo mais simples do que fazer de uma forma complexa?

Quando pensamos em processos, esse direcionamento para simplicidade também deveria estar presente. Nós devemos nos preocupar com simplicidade quando estamos fazendo melhoria de processos, mas nem sempre é isso que se observa. Muitas vezes, percebe-se o movimento contrário – empresas tornando os seus processos mais complexos para a sua equipe ou clientes. Porém, uma maior complexidade significa um aumento nos custos da operação e nos prazos de entrega, muitas vezes construindo produtos e serviços que não atendem às necessidades dos clientes. Isso acontece porque estamos indo na contramão da simplicidade.

Técnica de melhoria de processo – Teoria do Um

Ao fazer um trabalho de melhoria de processos, existem algumas técnicas que podem ajudar na simplificação. Uma destas técnicas é a Teoria do Um (ABPMP, 2013), onde analisa-se se um novo processo pode ser feito em apenas uma atividade, por um único ator e um único local. Se sim, esta é a melhor forma de entregar aquele produto ou serviço. Se esse não for o caso, precisamos de mais uma atividade, mais um ator ou mais um local, então acrescenta-se mais um elemento, até que se consiga entregar esse produto ou serviço com o mínimo possível.

Assim, o que teremos no final é o MVP (“Minimum Viable Product” ou “Produto Minimamente Viável”, em português), um conceito abordado no livro A Startup Enxuta, do Eric Ries. No contexto de processos, o MVP é a forma mais simples para entregar aquele produto ou serviço e agregar valor ao cliente.

Case Pasta de Dente

Um exemplo concreto de simplificação de processos é o caso da pasta de dente. Uma fábrica de pasta de dente começou a ter problemas com o seu produto e várias caixas estavam chegando vazias para o consumidor final. Com isso, a empresa percebeu que tinha um problema na sua linha de produção, pois algumas caixas passavam sem o tubo de pasta de dente. Então, eles decidiram contratar uma empresa de consultoria e optaram por uma estratégia complexa: uma balança pesava a caixa e se estivesse vazia, a linha de produção era parada e um braço mecânico desenvolvido por engenheiros famosos retirava a caixa da linha de produção.

Solução Case Pasta de Dente

Essa solução custou milhões de dólares e atrasava o processo de produção, pois era necessário interromper o andamento toda vez que era identificada uma caixa vazia. Um tempo depois a equipe que desenvolveu a solução foi observar como estava o trabalho na linha de produção e notou que o braço mecânico não estava em funcionamento. Ao questionar a equipe operacional, descobriram que eles não gostaram da ideia do braço mecânico porque interrompia o andamento do trabalho. Assim, a equipe desenvolveu outra solução que era um grande ventilador, que custou somente algumas dezenas de dólares, apontado para a linha de produção. Desta forma, quando alguma caixa vazia passava pela linha de produção o vento soprava a caixa para fora da esteira sem interromper o trabalho. Podemos notar que neste caso a solução dada pelos executores do processo era uma solução muito mais simples.

Case Caneta da Corrida Espacial

Outro exemplo que não se tem certeza se aconteceu de verdade ou se é apenas um exemplo ilustrativo é o caso da corrida espacial entre EUA e União Soviética. Um dos problemas da época era como fazer anotações no espaço, já que não haveria gravidade para empurrar a tinta da caneta. Enquanto a solução encontrada por um dos lados foi desenvolver um projeto de alto custo para criar uma caneta que funcionasse em gravidade zero, o outro lado escolheu simplesmente utilizar um lápis. Essa solução simples pode ser tão ou mais eficaz e a um custo bem menor.

Case Ford e Mazda

Mais um caso interessante é o da Ford e da Mazda na época da disputa entre a indústria automobilística americana e a indústria automobilística japonesa, quando os primeiros estavam entrando em crise devido a ascensão da indústria japonesa.

Esse caso aconteceu quando a Ford tinha um problema no seu processo de compras. O departamento de compras e suprimentos tinha aproximadamente 500 funcionários e o processo funcionava da seguinte forma: quem fazia o pedido enviava uma cópia para o departamento de compras e suprimentos; quem emitia a ordem de compra também enviava uma cópia. Quando a mercadoria era entregue, o recibo também era enviado através de uma cópia e, finalmente, quando chegava a hora de pagar o fornecedor, também era enviada uma cópia para o setor de compras realizar o pagamento.

O setor de compras passava muito tempo cruzando todos esses documentos; no entanto, eventualmente, eles tinham inconsistências devido a erros dos colaboradores. Na época, eles perceberam que poderiam automatizar esse processo utilizando um sistema de informação. Esta automação traria uma redução de custos de aproximadamente 20%; porém, a Ford decidiu não fazer essa automação. Será que faltava tecnologia? Dinheiro? Gente? Ou será que poderia haver outra opção?

Sim, era a última opção. No entanto, eles realizaram um benchmarking com a Mazda, uma das indústrias japonesas, que tinha 5 vezes menos funcionários no departamento de compras e suprimentos. Após essa análise, a Ford decidiu simplificar o processo de aquisição, visto que estava muito complexo. Então, eles decidiram que quando a mercadoria chegasse, o fornecedor teria que enviar a nota fiscal e, com essa nota fiscal, a Ford pagaria, sem precisar comparar os documentos. Com essa mudança, a empresa conseguiu fazer uma redução de 75%, utilizando esse processo com regras de negócio menos complexas.

BPM e Lean Startup Juntos? Sim!

Através desses casos, vimos que dá para juntar BPM e Lean Startup, e em alguns momentos, como nesse caso da Ford e Mazda, o que precisamos fazer é uma pivotagem. O que é pivotagem? Pivotagem pode ser entendida como uma mudança de foco ou de propósito do processo. Assim, o processo torna-se aderente ao que é realmente preciso ou ao que o mercado está demandando.

Outra forma de entendermos a junção de BPM e Lean Startup é através do conceito de Lean BPM ou BPM Ágil. Além disso, é uma abordagem que incorpora os princípios ágeis ao BPM. Portanto, trabalha em iterações, com entregas parciais e com a participação constante do cliente. A dheka tem atuado com estas práticas ágeis em processos e, consequentemente, tem muito conteúdo para você explorar mais sobre este assunto!

Por fim, o conceito de Lean Startup atualmente também está fortemente relacionado ao Empreendedorismo e Inovação. Este caminho também pode ser trilhado trazendo-se a ideia do BPM para Startups e Pequenas empresas – o nosso já famoso Process Thinking !

Conclusão

Vimos nesse post que podemos utilizar os conceitos de Lean Startup, como MVP e pivotagem, em processos. Gostaram dessa ideia? Me contem se algum de vocês já está trabalhando com Lean Startup voltada para processos. Se alguém tiver alguma dúvida ou ideia pode enviar um e-mail de contato pra gente! 

Referências

ABPMP Brazil. BPM CBOK V4.0: Guia para o Gerenciamento de Processos de Negócio – Corpo Comum de Conhecimento – 4^a edição, 2021.

RIES, E. A Startup Enxuta. Edição: 1 ed. Leya, 2012.