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Qual a importância da colaboração no trabalho?

O trabalho em equipe traz inúmeras vantagens estímulo à inovação, melhora a capacidade de resolver problemas complexos, facilita a tomada de decisões, aumenta a capacidade criativa para gerar alternativas e reduz o tempo para a execução de tarefas.

Como trabalhar a colaboração em equipe?

Planejar a colaboração significa permitir às organizações estabelecer objetivos e definir ações para atingir níveis desejados de colaboração em um processo.

A palavra colaboração, que deriva do latim com e laborare, significa trabalho em conjunto. No entanto, existe uma variedade de definições e entendimentos sobre o significado da colaboração e, consequentemente, falta um consenso sobre o assunto (THOMSON et al., 2009). De acordo com Vreede e Briggs (2005), que oferecem uma definição simples, objetiva e comumente aceita, colaboração é “articular um esforço comum em direção a um objetivo”. Da mesma forma, na dheka, adota-se uma definição similar para a colaboração: “trabalho em conjunto de duas ou mais pessoas para a realização de objetivos comuns”.

A colaboração é baseada em 4 aspectos-chave – comunicação, coordenação, memória e percepção – que se integram e se relacionam. Saiba mais sobre cada um deles nesse post.

Histórico e importância

A tendência natural da espécie humana é viver em grupos, além disso, trabalhando de forma colaborativa e, assim, em conjunto, para obter melhores resultados em decorrência do esforço conjunto. Por outro lado, A Revolução Industrial estruturou as atividades produtivas com foco na produção padronizada em larga escala. Nesse sentido, Neste modelo prevalecia a divisão do trabalho, com a especialização dos trabalhadores em cada uma das etapas de produção. Ademais, Neste cenário, a colaboração era desafiada, contudo, mas se fazia presente através do encadeamento das etapas de produção, onde cada trabalhador contribuía para a criação do produto final.

Nas últimas décadas, assistimos à globalização dos mercados. No entanto, o atual cenário mundial oferece não apenas novas oportunidades de negócios às empresas, mas também apresenta grandes desafios. Neste ambiente competitivo, as organizações precisam, portanto, de flexibilidade e agilidade para responder às demandas dos clientes. Assim, podem oferecer rapidamente produtos e serviços de qualidade e personalizados.

Neste contexto, o trabalho em equipe se tornou uma importante estratégia de negócios e vem sendo demandado como instrumento para vencer os desafios do novo mundo globalizado. A complexidade crescente destes desafios passa a requerer habilidades multidisciplinares. Além disso, a imagem popular do gênio solitário vai aos poucos sendo substituída pela crença de que “duas cabeças pensam melhor do que uma”. Portanto, as organizações estão cada vez mais interessadas em promover a colaboração (online ou offline) dentro (intraorganizacional) ou fora (interorganizacional) do seu ambiente de trabalho.

Por que investir em colaboração?

As razões pelas quais um determinado grupo de pessoas se reúne para realizar uma determinada tarefa podem ser as mais variadas possíveis. Quando uma tarefa ou problema é grande, complexo ou requer múltiplas competências, é necessário unir os esforços de várias pessoas. Em geral, grupos se formam para a construção de um produto que pode ser tão concreto como um texto, um software ou o projeto de um artefato; tão abstrato como uma decisão ou a formação de um conhecimento comum – um aprendizado – sobre um determinado assunto (MAGDALENO, 2013).

Durante o tempo no qual as pessoas estão trabalhando em conjunto, elas estão organizadas em grupos. Há uma expectativa de que os grupos tendam a superar o desempenho quantitativo e qualitativo de indivíduos agindo sozinhos. Os grupos podem alcançar uma compreensão que nenhum dos seus membros possuía previamente e que não poderia ter sido obtida caso tivessem trabalhado de forma isolada, pois representa mais do que a soma individual das partes (DEN HENGST et al., 2006).

Quais são as vantagens e desafios da colaboração?

De modo geral, as principais vantagens ou benefícios da colaboração são: redução no tempo necessário para a execução de tarefas; melhoria da capacidade de resolver problemas complexos; aumento da capacidade criativa para gerar alternativas; discussão das vantagens e desvantagens de cada alternativa para selecionar as viáveis e tomar decisões; melhoria na comunicação; aprendizagem; satisfação pessoal; estímulo à inovação; estabalecimento de uma rede de colaboração até mesmo com outras empresas (DEMARCO e LISTER, 1999).

Apesar destes potenciais benefícios, alcançar uma colaboração efetiva ainda é um desafio para muitas empresas (BORRELLI et al., 1995, VREEDE e BRIGGS, 2005). Por isso, é importante determinar quando a cooperação é realmente necessária para usá-la de forma eficiente. A colaboração só deve ser adotada quando tem potencial para produzir melhores resultados do que os indivíduos trabalhando isoladamente. Este potencial da colaboração depende de alguns critérios, tais como alinhamento de objetivos, resultados esperados claramente definidos, patrocínio e disponibilidade de orçamento (HANSEN, 2009).

Em um contexto desfavorável, a colaboração também poderá enfrentar desafios: lentidão na execução das tarefas de forma colaborativa; falta de coordenação do trabalho; custo elevado da tomada de decisão; e resistência ao compartilhamento de conhecimento. Nestes casos, os recursos são consumidos em atividades ineficientes, sem atingir os benefícios desejados com o trabalho em equipe.

A colaboração acontece espontaneamente ou precisa ser planejada?

As organizações vêm recorrendo à colaboração entre seus profissionais para fins de qualidade, produtividade e compartilhamento de conhecimento (ALONSO et al., 2010). Apesar de reconhecerem que a colaboração é vantajosa, ainda não sabem como incentivá-la (BORRELLI et al., 1995), imaginando que ela se manifestará naturalmente.

Na execução da colaboração de forma ad-hoc ou espontânea, a qualidade da colaboração é difícil de ser determinada e, geralmente, não existem objetivos ou produtos claramente definidos ou resultados esperados de sua execução para que se possa avaliá-la (DEN HENGST et al., 2006).

Sendo a colaboração um aspecto fundamental em processos, deve ser planejada e acompanhada. Planejar a colaboração significa permitir às organizações estabelecer objetivos e definir ações para atingir níveis desejados de colaboração em um processo. O acompanhamento diz respeito a avaliar se o nível colaboração planejado é atingido, identificando oportunidades para a tomada de ações corretivas. O modelo de maturidade em colaboração (CollabMM) é a abordagem utilizada pela dheka para promover o planejamento e acompanhamento da colaboração nos processos organizacionais.

Tecnologia para Colaboração: Social BPM

A colaboração é uma característica primordial no processo de qualquer negócio. O suporte à colaboração em processos de negócio é um tema largamente estudado desde os anos 80. Atualmente, a convergência de tecnologias – mídias sociais, mobilidade, nuvem – permite que a colaboração torne-se realidade e necessidade de mercado. Desta forma, chega aos diferentes processos de negócio (organizacionais, da indústria de software e das instituições públicas ou governamentais), a abordagem de Social BPM para gerenciar as possibilidades de colaboração como diferencial de desempenho e qualidade.

Do ponto de vista metodológico, Social BPM (FISCHER, 2011) visa desenvolver produtos e métodos para o apoio à colaboração nas iniciativas de BPM. Do ponto de vista tecnológico, Social BPM busca integrar os sistemas de informação organizacionais, os sistemas de gerenciamento de processos de negócio (BPMSs), as tecnologias sociais (software/mídias sociais), e os ambientes organizacionais de comunicação e colaboração (Intranets, e-mail, redes sociais intraorganizacionais) de forma a ampliar a colaboração entre os executores de um processo.

Conclusão

Apesar dos desafios, o trabalho em grupo vem conquistando cada vez mais espaço nas organizações que já reconhecem a sua importância para o sucesso do negócio. A solução de colaboração da dheka tem como objetivo aproximar processos e pessoas visando estimular a produtividade, qualidade e o compartilhamento de conhecimento.

Referências Bibliográficas

BORRELLI, G.; CABLE, J.; HIGGS, M., 1995, “What makes teams work better“, Team Performance Management, v. 1, n. 3, pp. 28–34.

DEMARCO, T.; LISTER, T., 1999, Peopleware: Productive Projects and Teams. 2 ed. New York, USA, Dorset House.

FISCHER, L., 2011, Social BPM: work, planning and collaboration under the impact of social technology. Lighthouse Point, Florida, Future Strategies Inc.

HANSEN, M. T., 2009, “When Internal Collaboration Is Bad for Your Company“, Harvard Business Review, v. 84, n. 3, pp. 83–88.

DEN HENGST, M.; DEAN, D. L.; KOLFSCHOTEN, G.; et al., 2006, “Assessing the Quality of Collaborative Processes“. Proceedings of the 39th Annual Hawaii International Conference on System Sciences (HICSS), pp. 1–10, Hyatt Regency, Kauai, Hawaii, USA.

MAGDALENO, A. M., 2013, COMPOOTIM: Em Direção ao Planejamento, Acompanhamento e Otimização da Colaboração na Definição de Processos de Software. Tese de Doutorado, COPPE/UFRJ, Rio de Janeiro, RJ, Brasil.

PIMENTEL, M.; FUKS, H. (2011). “Sistemas Colaborativos“. Elsevier.

THOMSON, A. M.; PERRY, J. L.; MILLER, T. K., 2009, “Conceptualizing and Measuring Collaboration“, Journal of Public Administration Research and Theory, v. 19, n. 1, pp. 23 –56.

VREEDE, G.-J.; BRIGGS, R. O., 2005, “Collaboration Engineering: Designing Repeatable Processes for High-Value Collaborative Tasks“. In: Hawaii International Conference on System Sciences (HICSS), pp. 1–10, Hilton Waikoloa Village, Hawaii, USA.