Introdução

Você já se viu afogado em melhorias de processo sem saber por onde começar? Ou sem saber como traçar uma visão clara para implementação dessas melhorias? Ou até mesmo sem saber organizar para que isso aconteça de maneira segura e tranquila?

Dependendo do tamanho, escopo, complexidade e volume de melhorias, no final, elas podem compor um portfólio de projetos de melhorias de processos para a empresa. Com horizontes de tempos diferentes, desde momentos diferentes para começar até prazos de término distintos.

Então, precisamos organizar esse portfólio de projetos de BPM, distribuindo esses projetos ao longo do tempo. A ideia do roadmap (mapa que traça um caminho) é justamente organizar visualmente como a empresa irá implementar essas melhorias ao longo do tempo.

Então, o roadmap é uma rota, uma linha do tempo visual, onde conseguimos enxergar como aquilo tudo vai acontecer. Para traçar o roadmap, o primeiro passo é classificar as melhorias em relação ao horizonte de tempo, ou seja, ter melhorias de curto, médio, e longo prazo.

Melhorias de curto, médio e longo prazo

Melhorias de curto prazo são melhorias que podem ser implementadas em menos de um ano, ou seja, em alguns meses. Essas melhorias de curto prazo também são chamadas de quick wins, ou seja, aquelas melhorias que me trazem resultados rápidos e que rapidamente agregam benefícios. Outro termo também usado é “low hanging fruits“, ou seja, aqueles frutos que já estão maduros caindo da árvore e que você não tem esforço para colher. Uma dica para os analistas de processos é que as empresas amam os quick wins. 

Nem todas as melhorias de processos são de curto prazo. As melhorias de processos de médio prazo são aquelas com duração entre 1 e 3 anos. Consideramos de longo prazo as melhorias que requerem mais de 3 anos para serem implementadas.

Por que eu tenho uma melhoria que demora tudo isso? Porque dependendo da melhoria eu posso ter que mexer com pessoas, sistemas, logística, treinamentos e etc da empresa. Imagine uma melhoria de longo prazo como, por exemplo, a implantação de um sistema novo: Eu preciso definir os requisitos, contratar ou desenvolver e implantar o sistema. Ou seja, isso não vai acontecer da noite para o dia. Então, nem tudo podemos fazer tão rápido quanto gostaríamos.      

Como utilizar o template de roadmap?

Na vertical é traçado o horizonte de tempo: eu posso estar falando de trimestre ou até de anos, depende de qual horizonte de tempo você está trabalhando. A estrutura da linha do tempo depende de como você quer organizar o seu roadmap.

Cada caixinha no roadmap é um projeto de melhoria de processos. O roadmap possui uma legenda com as diferentes categorias. Podemos categorizar os tipos de projetos e sinalizar os projetos do roadmap com diferentes cores. Por exemplo: os projetos em verde são relacionados à sustentabilidade, os projetos em vermelho são relacionados à tecnologia, e assim vamos dando cores para classificar os tipos de projetos de melhorias de processos.      

Lembrando que o objetivo do roadmap é apresentar a visão final que é a meta que queremos alcançar com as melhorias de processos. Então, queremos visualizar como os projetos estão distribuídos ao longo do tempo utilizando diferentes categorias de acordo com as cores. 

Um terceiro elemento a colocar no roadmap são as dimensões. No template, embaixo na horizontal e na vertical já existem quatro dimensões. Essas dimensões podem ser definidas por você, podendo ser por exemplo as dimensões do Balanced Score Card (BSC): financeira, mercado, processos internos e aprendizado. 

Não necessariamente é preciso ter os três elementos: tempo, dimensão e categoria. Pode ser que a empresa não tenha tantos projetos de melhoria. Se você acha que adicionar as dimensões pode confundir, então é possível tirarmos as dimensões e usarmos somente o tempo e as cores. A minha única recomendação é que não se retire o elemento de tempo porque queremos que esse roadmap apresente a rota ao longo do tempo.